F2F- ja virtuaalitapahtuman kustannusrakenteet

Virtuaalitapahtuma vai F2F eli ihan livenä? Joskus kuulee pohdittavan, että virtuaalitapahtumat ovat niin paljon halvempia. Ei pidä muuten ihan paikkansa. Virtuaalitapahtuma voi olla jopa hintavampi kuin live. Tai toisinpäin. Kaikki riippuu valinnoista, tarpeista ja ratkaisuista. Ja ennen kaikkea resursseista.

Kun tapahtuman tai tilaisuuden suunnittelu alkaa, on yksi suuri resurssi vastassa ensimmäisenä. Kustannukset. Riippumatta siitä tekeekö organisaatio tapahtumansa itse vai ostaako se osan tai kaikki palvelut ulkopuolisilta, tulee kaikista töistä laskea kustannukset. Huomioitavaa on aina myös se, että organisaatiossa tapahtuman kustannuksiksi tulee laskea kaikki sen suunnitteluun ja toteutukseen kuluvat työtunnit. Ei ainoastaan ulkopuolelta ostetut palvelut. Lisäksi on hyvä huomioida mahdolliset kerrannaisvaikutukset, mikäli tapahtuman suunnittelee ja toteuttaa henkilö, jonka varsinaisiin työtehtäviin tämä ei kuulu. Silloin aika on todennäköisesti pois henkilön varsinaisesta työstä, joka jää joko tekemättä, tehdään ylitöinä tai sen tekee joku muu – tuoden lisäkustannuksia.

Tapahtuman monimuotoinen kustannusrakenne koostuu yleensä seuraavista osa-alueista:

Suunnittelu ja tuotanto

Viestinnällinen osuus: sisällön suunnittelu ja tuotanto:

  • Perehtyminen aiheeseen ja valittuun teemaan
  • Konseptin suunnittelu
  • Sisällön käsikirjoitus ja linkittäminen konseptiin
  • Puhujien (sisäiset ja ulkoiset) briefing ja sisältöteemojen sparraus (jotta puheet todella kohdistuvat päivän sisältöön)
  • Yhteydet ja koordinointi (organisaation muihin projektin kannalta tarvittaviin henkilöihin sekä ulkopuolisiin henkilöihin)

Tapahtumatuotanto: operatiivinen suunnittelu ja tuotanto

  • Projektin johto (sen henkilön tunnit, joka pitää langat käsissä kokonaisvaltaisesti)
  • Tuotantokäsikirjoitus (pilkut! Mitä, missä, milloin ja kuka – pilkun tarkka tapahtuman läpimeno)
  • Budjetointi ja resursointi (sen henkilön tunnit, joka laskee budjetit ja tarvittavat muut resurssit: esim. henkilöstö tarpeet tapahtuman eri osa-alueissa)
  • On-site –tuotanto (sen henkilön tunnit, joka vastaa tapahtuman kulusta paikan päällä)
  • On-site – ennakkotuotanto (ennen H-hetkeä on paljon tehtävää valmistella H-hetken onnistuminen: tähän ko. henkilön/henkilöiden tunnit)
  • Jälkituotanto (tapahtuma ei pääty H-hetkeen: sen jälkeen tavaroiden järjestämistä, lähettämistä, löytötavaroiden selvittämistä, palautepalaveria yms.)
  • Yhteydet: palaverit sisäiset ja ulkoiset (kaikki ne tunnit, jotka liittyvät itse tapahtumaprosessin järjestelyyn palavereissa organisaatiossa sisäisesti ja mm. palaverit alihankkijoiden kanssa)

Visuaalinen suunnittelu (perussuunnittelu, modifiointi)

AV-tekniikka ja tekninen toteutus (ääni, kuva, valot, tekniikka ja henkilöstö)

Somistus, kalustus ja lavastus

Painotuotteet (kutsut, jakotavara yms.) huomioiden onko kyseessä F2F vai virtuaalitapahtuma.

Henkilöstö: rakennus, purku, somistus, avustava henkilöstö (kuka tuo tavaraa ja laittaa paikoilleen ja pakkaa ja kuljettaa pois tapahtuman jälkeen ja kuka somistaa. F2F tapahtumassa lisäksi tarvitaanko opastajia tai ilmoittautumispisteeseen henkilöitä yms)

F2F-tapahtumassa: Turvallisuus, naulakkopalvelut (sopiiko tapahtumapaikan pelastussuunnitelma juuri tälle tapahtumalle vai pitääkö tehdä uusi suunnitelma, henkilöstö sekä turvallisuuspalveluihin että naulakkopalveluihin)

Ohjelma, esiintyjät

Catering (muista: tapahtumavieraat, siellä olevat esiintyjät ja tekninen sekä avustava henkilöstö): myös virtuaalitapahtumiin voidaan lähettää osallistujille ennakkoon tarjoilupaketti.

Tilat riippuen tapahtumatyypistä: F2F vai virtuaalinen, jossa joko kaikki webcamin kautta tai osa studiosta

Mahdolliset kuljetukset (sekä tapahtumavieraiden että tavaroiden)

Tilaisuuden tallentaminen (valokuvaus, video tms.) on tärkeää sekä F2F- että virtuaalitapahtumassa

Kustannustehokkuus syntyy hyvistä ja oikeista valinnoista tapahtumaa suunniteltaessa. Aina suunnittelun alkaessa on ensimmäisenä määriteltävä budjettiraamit, koska käytettävissä oleva raha määrittelee suunnittelun suunnan ja säästää heti oikein kohdistuvassa suunnittelutyössä.