Tuntuuko, että virtuaalitapahtumat ovat yhtä puuroa ja tarvitset selkeyttä virtuaalitapahtumiin?

Monet erilaiset alustat, toiminnot ja tarpeet ovat keskiössä, kun aloitetaan miettimään mikä on oikea toimivin ratkaisu ja haetaan selkeyttä virtuaalitapahtumiin.

Otetaan 30 minuutin innovointipuhelu ja keskustellaan mitä mahdollisuuksia innostavat virtuaalitapahtumat antavat sinulle.

Aiheena voi olla esimerkiksi henkilöstön tyhy-hetki, asiakastilaisuus, kick off, hankealustus, markkinaselvitys, tuotelanseeraus eli mikä vaan, jossa on tarve ihmisten kohtaamiselle.

Minna ja Pirjo auttavat mielellään sinua. Meille on useita kanavia, joiden kautta voit ottaa yhteyttä.

Artikkeli Selkeyttä virtuaalitapahtumiin julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Virtuaalitapahtuman muistilista on varmasti hyvä apu uuden ajan myötä.

Me pidämme virtuaalitapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa tärkeimpinä seuraavia asioita

• Aikataulutus: virtuaalitapahtumat ovat rytmiltään tiiviimpiä kuin livetapahtumat ja niiden aikataulutus tulee suunnitella hyvin tarkkaan. Minitaukoja tulee pitää useammin.
• Tapahtuman ohjaaminen: tapahtuma ei kulje itsestään, vaan sillä tulee olla ohjaaja. Hän huolehtii kaikkien puhujien ja esiintyjien olevan juuri oikeaan aikaan oikeassa paikassa oikean asian kanssa.
• Puhujien koulutus siihen miten etätapahtumassa esiinnytään ja aktivoidaan yleisöä. ”Puhuva pää” on kauhistus livetapahtumassa, mutta virtuaalitapahtumassa se on tuhoisaa.
• Usean puhujan yhtäaikainen esiintyminen eri lokaatioista, joka mukailee perinteistä paneelia yhdistäen vuorovaikutustoimet yleisön kanssa.
• Teknisen alustan valitseminen, joka tarjoaa sellaisia toimintoja virtuaalitapahtumaan, joita oikeasti tarvitaan. Esim. tarvitseeko vierailla olla mahdollisuus keskusteluun toistensa kanssa oman webcamin kautta joko ryhmissä tai kahden kesken. Onko tarvetta eri virtuaalitiloille, jossa vieraat siirtyvät eri aiheiden välillä? Miten se olisi sujuvaa ja mikä tekninen alusta sen mahdollistaisi?
• Oheismateriaalin jakaminen osallistujien kesken tapahtuman aikana. Plussaa, mikäli osallistujat pystyvät tuottamaan yhteistä aineistoa tapahtuma-alustan kautta.
• Ilo ja nauru: epidemian pitkittyessä monet kaipaavat iloa ja naurua, eikä sitä muutenkaan ole liikaan keskellä pimeintä vuodenaikaa. Kannattaa siis miettiä lyhyiden viihdeohjelmien sijoittamista eri vaiheisiin tapahtuman ohjelmaa.

jk: Ota tästä talteen itsellesi virtuaalitapahtuman muistilista ja pyydä apua tapahtuma-ammattilaiselta, sillä tänä päivänä erilaisia ratkaisuja on tarjolla todella paljon.

Listamme on julkistettu alunperin pyynnöstä Timantia Consultingin etajohtaminen.fi blogissa

Mestaritiimimme auttaa mielellään virtuaali- ja hybriditapahtumiin liittyvissä asioissa.

Artikkeli Virtuaalitapahtuman muistilista julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Virtuaalitapahtuma haastaa järjestäjät suunnittelemaan ja toteuttamaan tapahtumansa aivan uudesta näkökulmasta ja aivan uudella tavalla.

Virtuaalitapahtumien hyökkäys

Vuosi 2020 muistetaan varmasti monesta asiasta, mutta yhdestä ylitse muiden. Se oli se vuosi, kun viimeistään merkittävä osa työelämästä koki digiloikan. Etätyöskentelyn lisäksi virtuaalitapahtumat ovat tehneet tuloaan isommassakin mittakaavassa; nyt ei juhlita, kouluttauduta, lanseerata tai tavata ”livenä”, vaan kaikkea näitä tehdään verkossa.

Useamman kuukauden kestänyt etätyön tekeminen on tuonut virtuaalipalaverien ähkyn, ja samaan aikaan liikkeellä näyttäisi olevan virtuaalitapahtumien invaasio! Jollakulla saattaa mieleen hiipiä ajatus virtuaalitapahtuman väliinjättämisestä, kun ”ei vaan enää jaksa sitä linjoilla roikkumista”.

Tapahtumatuottajana haluan tässä kohtaa herättää ajatuksen, että jaksaisitko roikkua missään livetapahtumassakaan pelkästään sivustaseuraajana?  Ihan kuten livetapahtumissakin, virtuaalitapahtumissa on aivan yhtä tärkeää osallistujien vuorovaikutuksen mahdollistaminen. Ellei jopa tärkeämpääkin, sillä tapahtumatila tarjoaa rajallisemmat mahdollisuudet tapahtumavieraan valita itse liikkumisensa ja toimintansa tapahtumassa.

Virtuaalitapahtuman tarkoitus

Keskustelin taannoin erään tuttavani kanssa, joka kertoi kokemuksestaan yrityksen virtuaalisista pikkujouluista. Nämä juhlat toteutettiin hybridinä, ja kaikille etänä osallistuville oli toimitettu ennakkoon tarjoiluakin. Osa väestä juhli fyysisesti samassa paikassa ja osa oli mukana pikkujouluissa linjojen päässä. Etäosallistujat pääsivät seuraamaan ”suoraa lähetystä” itsekseen ja chattiin kirjoittamalla, kun samassa paikassa olevilla alkoi olla ilo ylimmillään ja pientä ohjelmaa tarjolla. Voitte arvata, kuinka kauan etäosallistujat roikkuivat linjoilla mukana! Entäpä mikä mahtoi olla kokemus virtuaalisesta juhlasta? Kuinka haastavaa on näitä etäosallistujia houkutella toiste virtuaaliseen juhlaan?

Virtuaalitapahtumissa on aivan yhtä tärkeää pohtia tapahtuman tavoitteita ja syitä siihen miksi kokoonnutaan yhteen. Itse olen käytännössä kokenut yli 20 vuotisen tapahtumatuottajan työurani aikana, että parhaat palautteet saadaan osallistavista tapahtumista.

Virtuaalitapahtumat tarjoavat paljon mahdollisuuksia, joita livetapahtumissa ei ole mahdollista toteuttaa. Ne ovat tulleet jäädäkseen. Otetaan ne tosissaan ja järjestetään aidosti osallistujille innostava virtuaalitapahtuma, jossa viihtyy ja haluaa olla mukana loppuun saakka. Otetaan uuden ommisen mahdollisuutena se, että virtuaalitapahtuma haastaa järjestäjät.

Katso tästä hyvän virtuaalitapahtuman muistilistamme.

Luova mestarimme Pirjo Kivistö kirjoitti oheisen artikkelin alunperin pyynnöstä Timantia Consultingin etajohtaminen.fi blogiin.

Artikkeli Virtuaalitapahtuma haastaa järjestäjät julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.