Pidämme virtuaalitapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa tärkeimpinä seuraavia asioita

 

  • Aikataulutus: virtuaalitapahtumat ovat rytmiltään tiiviimpiä kuin livetapahtumat ja niiden aikataulutus tulee suunnitella hyvin tarkkaan. Minitaukoja tulee pitää useammin.
  • Tapahtuman ohjaaminen: tapahtuma ei kulje itsestään, vaan sillä tulee olla ohjaaja. Hän huolehtii kaikkien puhujien ja esiintyjien olevan juuri oikeaan aikaan oikeassa paikassa oikean asian kanssa.
  • Puhujien koulutus siihen miten etätapahtumassa esiinnytään ja aktivoidaan yleisöä. ”Puhuva pää” on kauhistus livetapahtumassa, mutta virtuaalitapahtumassa se on tuhoisaa.
  • Usean puhujan yhtäaikainen esiintyminen eri lokaatioista, joka mukailee perinteistä paneelia yhdistäen vuorovaikutustoimet yleisön kanssa.
  • Teknisen alustan valitseminen, joka tarjoaa sellaisia toimintoja virtuaalitapahtumaan, joita oikeasti tarvitaan. Esim. tarvitseeko vierailla olla mahdollisuus keskusteluun toistensa kanssa oman webcamin kautta joko ryhmissä tai kahden kesken. Onko tarvetta eri virtuaalitiloille, jossa vieraat siirtyvät eri aiheiden välillä? Miten se olisi sujuvaa ja mikä tekninen alusta sen mahdollistaisi?
  • Oheismateriaalin jakaminen osallistujien kesken tapahtuman aikana. Plussaa, mikäli osallistujat pystyvät tuottamaan yhteistä aineistoa tapahtuma-alustan kautta.
  • Ilo ja nauru: epidemian pitkittyessä monet kaipaavat iloa ja naurua, eikä sitä muutenkaan ole liikaan keskellä pimeintä vuodenaikaa. Kannattaa siis miettiä lyhyiden viihdeohjelmien sijoittamista eri vaiheisiin tapahtuman ohjelmaa.

Listamme on julkistettu alunperin pyynnöstä Timantia Consultingin etajohtaminen.fi blogissa