Miten saat yritystapahtumaasi selkeät tarjoukset

Tapahtumien tarjouspyynnöillä mahdollistat tai hankaloitat tarjouksien vertailtavuutta. Ja sitä kautta helpotat omaa työtäsi tai lisäät sitä merkittävästi. Tässä kirjoituksessa otamme kantaa, miten saat yritystapahtumaasi selkeät tarjoukset.

Tapahtuma-alan palveluntuottajien kilpailutus

Merkittävin ensimmäinen päätös itsellesi on se, että mitä osa-alueita tapahtumassa organisaatiosi toteuttaa itse. Voitte olla myös joissakin osa-alueissa mukana osan aikaa projektista. Merkittävimpiä tapahtumaprojektin kokonaisuuksia on tapahtuman suunnittelu, jossa on paljon lisäksi alaotsikoita. Kokonaisuudessa on kyse ensin konseptin suunnittelusta, sitten sisällöstä, visuaalisuudesta jne. ja lopulta tuotannon suunnittelusta. Lisäksi projektin johto, tuotannon johto, yhteydet puhujiin ja alihankkijoihin.. tapahtumaprojektissa on todella paljon erilaisia toimintoja itse työn näkökulmasta ja lisäksi tapahtuman fasiliteetit. Nämä kaikki vaikuttavat tapahtuman kustannusarvioon ja sitä kautta tapahtuma-alan palveluntuottajille toimitettavilla tarjouspyyntöillä olevaan sisältöön.

Mikäli päätät hankkia pääosin avaimet käteen -palvelua, ei sinun tarvitse lähettää erillisiä tarjouspyyntöjä vaikkapa somistuksesta, ohjelmasta, tapahtumatekniikasta, vaan lähetät koostetun tarjouspyynnön.

Usein yrityksien toimintaperiaatteisiin kuuluu tapahtumien kilpailuttaminen. Joskus niissä voi olla optiosopimuksia ja kaikkia ei tarvitse joka kerta kilpailuttaa, mutta tilanne voi olla toinenkin ja kilpailutuksia tulee useita vuoden aikana. Tapahtumien tarjouspyynnöt on aikaa vievä prosessi ja sitä helpottaa, jos saat yritystapahtumaasi selkeät tarjoukset. Selkeys helpottaa jo vaikka kilpailutuksia olisi yksikin vuodessa.

Tarjouspyynnön määrittely

Kuten edellä kirjoitimme ohjaa tarjouspyyntö saatavaa tarjousta ihan suoraan. Tarjouspyyntöön voi olla haastavaa määrittää selkeästi kaikki tapahtumaan tarvittavat osa-alueet. Tai jos osa-alueet ovat mukana, niin ovatko niiden sisällöt juuri sinun tapahtumasi mukaisia? Mikäli tarjouspyyntösi on hyvin lyhyt ja ilman yksityiskohtia, palveluntarjoajien tarjouksia voi olla haastavaa vertailla. Mitä suuremmasta tapahtumasta on kyse, kannattaa pohtia olisiko markkinavuoropuhelulle paikkansa ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä. On kaikkien etu, että organisaatioissa osataan määrittää oikein tarpeet yritystapahtumalle. Oikea-aikainen ja oikeamääräinen tarjous ja tilaus helpottaa sekä tilaajaa että toimittajaa itse tapahtumaprojektin aikana, kun takavasemmalta ei ilmaannu yllättäviä lisäkuluja tuovia tilanteita.

Ihanat luovat tarjoukset

Kilpailutilanteet ovat tapahtumatoimistoille arkipäivää. Jotenkin pitää erottautua muista tarjoajista ja erottuvuuden paikat ovat myös erilaisia eri projekteissa. Toiselle organisaatiolle on tärkeintä hinta, toiselle luovat ratkaisut ja kolmannelle joku muu. Palveluntarjoavat mielellään tekevät tarjouksista oman näköisiään ja niitä on haastava vertailla toisiinsa, jos tarjouspyynnössä on ollut liikaa tulkinnan mahdollisuuksia organisaation tarpeista.

Hyvällä tarjouspyynnöllä organisaatio ohjaa tulevia tarjouksia ja näin löytää hyvinkin erilaisista tarjouksista ainakin ne faktat, joita tarvitsee onnistuneen tapahtumansa toteuttamiseen. Ja silloin niitä on kustannusten näkökulmasta helppo vertailla. Itsestäsi on sitten kiinni, millainen kuorrutus tarjouksessa osuu muilta osin sinun sydämeesi.

Keskity siis tarjouspyyntösi koostamiseen huolella ja helpotat omaa työtäsi sekä tapahtumatoimiston valinnassa että itse tapahtumaprojektin edetessä.

Olemme laatineet oppaan tapahtumien tarjouspyyntöihin helpottamaan arkeasi. Saat sen ladattua kotisivujemme kautta.

Tarjouspyynnöistä kirjoitti Marco Groupin Pirjo Kivistö

Pirjolla on kokemusta tapahtumien suunnittelusta, tuottamisesta, tarjouksen tekemisestä ja kustannuslaskennasta jo vuodesta 2000.