Tapahtumamarkkinointi sanana on otettava vakavasti, mutta ei ikävystyttävästi 

Miten sinä haluat, että vaikutat tapahtumalla? Tapahtumat ja tapahtumamarkkinointi ovat rakentuneet useassa yrityksessä osaksi tämän päivän normaalia yritystoimintaa ja niiden mahdollisuudet osataan nähdä eri asiakassuhteiden vaiheissa sekä henkilöstön sitouttamisessa. Enää ei välttämättä ajatella, että tapahtumamarkkinointi on ainoastaan kiitostapahtumia olemassa oleville asiakkaille ja henkilöstötapahtumat ovat ”vain tapahtumia”, jotka on pakko järjestää. Pohdimme myös, että onko sana tapahtumamarkkinointi hieman kohdannut katoamista ja lyhentynyt ja yleistynyt sanaksi tapahtuma. Ja sitä kautta vaarana on kadota ajatus tapahtumien vaikuttavuudesta.

Joidenkin mielestä tapahtumamarkkinointi tarkoittaa aina tapahtumien elämyksellisyyttä.

Voisiko oikein kohdistettu ja kohderyhmän tarpeet tavoittava sisältö olla elämys?

• Elämys siitä, että tähän tilaisuuteen todella kannatti tulla. Kaikki tämä sen lisäksi, että tapahtuma oli operatiivisesti hyvin suunniteltu. Oikea viesti ja oikea keino viestin perille viemiseksi on kuitenkin aina tärkeintä. Joskus se keino on pieni tai suurempi elämyksellisyys, jonka suunnittelussa otetaan huomioon lukuisa määrä eri tekijöitä.
• Elämys saattaa olla hyvä juontaja – ehkä kaikkien tuntema – ehkä tuntemattomampi, mutta ehdottomasti läsnäoleva ja kontekstin tunteva.
• Elämys saattaa olla organisaation johtaja puhujana, joka yllättää kaikki aidolla läsnäolollaan ja avoimella mielellä kuunnella läsnäolijoita.
• Elämys saattaa olla pienen pieni yksityiskohta, joka ei iske silmille, mutta hienovaraisella läsnäolollaan saa kaikki vieraat tuntemaan sen läheisyyden ja merkityksen.
• Elämys ei aina tarkoita ilmapalloja ja serpentiinä tai ”sirkushuveja”.

Tapahtumamarkkinointi on aina osa yrityksen kokonaisviestintää. Hyödynnä se ja vaikutat tapahtumalla voimakkaasti.

Niin sisäistä kuin ulkoistakin. Siitä ei välttämättä ole yksin muuttamaan asioita tavoitteiden mukaisiksi, mutta sen vaikutus voi olla tässä tehtävässä ratkaisevan merkittävä. Kokonaisuudesta muodostuva vaikutus ratkaisee.

Oletko suunnitellut huolella millä ostoportaalla oma asiakastapahtumasi oikeasti tulisi olla? Ja onko sille valitut ratkaisut tavoitetta tukevia?
Entä henkilöstötapahtumasi: miten viestisi näkyy sen kaikissa ratkaisuissa? Kun otat kaiken hyödyn irti suunnittelusta, vaikutat tapahtumalla voimakkaasti.

Voit vilkaista ajatuksiamme myös virtuaalitapahtumien innostavuudesta tai niiden nuokuttavuudesta.

Autamme mielellämme yli 30 vuoden kokemuksella sekä tapahtumasi suunnittelussa että sen toteuttamisessa.

Artikkeli Vaikutat tapahtumalla voimakkaasti julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Tarjouspyyntö ohjaa tulevia tarjouksia

Tapahtuman suunnittelu alkaa usein pyytämällä tarjouksia erilaisilta tapahtumapalveluja tuottavilta organisaatioilta ja siinä tarjouspyyntö ohjaa tulevia tarjouksia. Joskus tarve on vain tilasta ja tarjoiluista, joskus omaa ohjelmaa täydentävästä kevennysohjelmasta, joskus koko paketista ja toisinaan jostain muusta.

Tarjouspyynnön suunnitteluun ja sisältöön kannattaa aidosti paneutua.

Palveluntarjoaja lukevat tarjouspyyntöjä hyvin tarkasti ja usein tarjoavat juuri sitä mitä on pyydetty. Joskus ehkä vähän enemmän, mutta koskaan tuskin vähempää kuin on pyydetty. Tai sitten ostaja ei ole osannut pyytää tarjousta ihan kaikesta mistä oikeasti tarvitsisi.

Mihin sitten kannattaa kiinnittää huomiota:

1. Aikataulut: kuinka paljon annat aikaa tehdä tarjouksen siitä, kun sitä pyydät. Jos lähetät tarjouspyynnön tänään ja haluat tarjoukset jo kolmen päivän päästä, voit tällä jo karsia osan hyvistä tarjouksista kokonaan pois. Haluat ehkä jotain erilaista ja hieman poikkeavaa, et sitä ”minkä kaikki ovat jo nähneet”. Lyhyellä aikajänteellä ei monikaan palveluntarjoaja ehdi pohtia sinulle uniikkia ratkaisua. Tai saada esiintyjiä kiinni ja varmistaa heidän aikataulujaan tai saada menuehdotuksia tarjoukseen tai.. Hyvä aika yksinkertaisissa tapahtumissa olisi n. 7-10 päivää tarjouksen jättämiseen tarjouspyynnöstä ja vaativiin tapahtumiin vähintään 14 päivää.
2. Anna aina budjetti, jotta palveluntarjoaja osaa arvioida tahtotilasi tilaisuuden luonteesta. Ole realisti budjetissasi: mitä oikeasti rahalla voi saada. Muistathan, että tarjous on tehty tarjouspyynnön mukaan, ja jos projekti muuttuu matkan varrella, ei alkuperäinen kustannusarvio enää välttämättä ole pätevä. Muista aina sopimusta tehdessäsi sopia palveluntarjoajan kanssa siitä, että mikäli kaupanteon hetkellä sovittu kustannusrakenne ei kestä matkan varrella tehtäviä valintoja, pyytää palveluntarjoaja sinulta aina vahvistuksen mahdollisille lisäkustannuksille. Kiire saattaa aiheuttaa sen, että muistissa ei enää pysy se mistä suunnitelmassa alun perin lähdettiin liikkeelle. Näin toimiessasi pysyt koko ajan kustannusarvion kanssa ajan tasalla ja pysyt päättämään onko mahdollinen suunnitelman muutos ja sen mahdollisesti aiheuttama lisäkustannus muutoksen tuoman hyödyn arvoinen.
3. Taustatiedot: mitä, kenelle, miksi, tilaisuuden tavoite/tarkoitus. Jos vastaava tilaisuus on järjestetty aiemminkin, olisi hyvä tehdä lyhyt kooste aiemmista tapahtumista. Näin palveluntarjoaja näkee tyylisi ja mitä on jo käytetty eikä tarjoa samantyylisiä ratkaisuja. Säästät omaa ja palveluntarjoajan aikaa.
4. Määrittele mitä ainakin tarvitset: mm. tarvittavasta tekniikasta vähintään alustavat tiedot. Huomaa, että joskus tekniikkatarpeet kasvavat ohjelman selkiytyessä ja esiintyjien varmistuessa. Tämä saattaa muuttaa tehtyä tarjousta hyvinkin paljon. Ammattilaiset kertovat kyllä mikäli muutokset vaikuttavat kustannuksiin ja antavat sinulle tarvittavat tiedot mahdollisen lisäbudjetin tarpeesta. Ja jos kustannus uhkaa karata käsistä, aina kannattaa keskustella tuottajan tai teknisen toimittajan kanssa siitä ”Plan B:stä”. Miten muuten asia voitaisiin ratkaista kuin sillä ensimmäisellä idealla?
5. Mikäli kyseessä on virtuaalinen tapahtuma mieti ennakkoon kuinka paljon haluat tapahtumavieraittesi pääsevän mukaan osallistumaan ohjelmaan. Riittääkö striimaus, jossa osallistujat voivat kommunikoida chattiin kirjoittamalla. Vai onko tarvetta osallistavammalle ratkaisulle?
6. Onko palveluntarjoajalla kaikki tarvitsemansa tieto tehdäkseen tarjouksen sinulle? Jos pyydät vaikka tarjousta esittelyvideosta ja haluat samalla jo tarjousvaiheessa eriteltävän käytettäviä kuvauspaikkoja ja musiikkia, kerrothan tarjouspyynnössä tarkasti mitä aihetta tullaan kuvaamaan, keitä haastatellaan ja mikä on videon kohderyhmä ja tarkoitus. Palvelun tarjoaja valitsee kuvauspaikat tukemaan videon koko tarkoitusta ja yleensä tämän tyyppiset yksityiskohdat määritellään vasta tarkemmassa suunnitteluvaiheessa. Kaikki yksityiskohdat siis mitä pyydät tarjouspyynnössäsi, tulisi selvitä joko tarjouspyynnössäsi tai anna aikaa tarkentaville kysymyksille.

Henkilökohtainen kontaktointi

1. Varaa aina aikaa kysymyksille. Jos palveluntarjoaja haluaa tarkentaa jotain sinulta, anna siihen mahdollisuus. Muistathan, että tarjouskilpailussa tämä on erittäin tärkeää ja kysytyt kysymykset sekä niihin antamasi vastaukset, tulee toimittaa kaikille tarjouskilpailussa mukana oleville palveluntarjoajille.
2. Olisiko hyvä ottaa tarjoukset vastaan henkilökohtaisesti? Näin pääset heti tarkentaviin kysymyksiin ja säästät kaikkien aikaa.

Tässä muutamia tärkeitä asioita otettavaksi huomioon tapahtuman tarjouspyynnön tekemiseen.
Paljon toki on muitakin, mutta monet asiat ovat ehkä itsestään selvempiä.
Halusin nostaa nämä esille, sillä palveluntarjoajana kohtaamme juuri eniten haasteita näiden kohtien kohdalla.

Julkiset hankinnat ovatkin sitten oma maailmansa. Niiden perusperiaatteet löytyvät mm. Kuntaliiton ylläpitämältä sivulta.

Keskustellaan lisää ja autamme sinua ja organisaatiotasi, jotta tarjouspyyntö ohjaa tulevia tarjouksia teille helpottamaan töitäsi!

Artikkeli Tarjouspyyntö ohjaa tulevia tarjouksia julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.