VIRTUAALITAPAHTUMA; INNOSTUNEESTI VAI NUOKKUEN?

Virtuaalitapahtumien hyökkäys

Vuosi 2020 muistetaan varmasti monesta asiasta, mutta yhdestä ylitse muiden. Se oli se vuosi, kun viimeistään merkittävä osa työelämästä koki digiloikan. Etätyöskentelyn lisäksi virtuaalitapahtumat ovat tehneet tuloaan isommassakin mittakaavassa; nyt ei juhlita, kouluttauduta, lanseerata tai tavata ”livenä”, vaan kaikkea näitä tehdään verkossa.

Useamman kuukauden kestänyt etätyön tekeminen on tuonut virtuaalipalaverien ähkyn, ja samaan aikaan liikkeellä näyttäisi olevan virtuaalitapahtumien invaasio! Jollakulla saattaa mieleen hiipiä ajatus virtuaalitapahtuman väliinjättämisestä, kun ”ei vaan enää jaksa sitä linjoilla roikkumista”.

Tapahtumatuottajana haluan tässä kohtaa herättää ajatuksen, että jaksaisitko roikkua missään livetapahtumassakaan pelkästään sivustaseuraajana?  Ihan kuten livetapahtumissakin, virtuaalitapahtumissa on aivan yhtä tärkeää osallistujien vuorovaikutuksen mahdollistaminen. Ellei jopa tärkeämpääkin, sillä tapahtumatila tarjoaa rajallisemmat mahdollisuudet tapahtumavieraan valita itse liikkumisensa ja toimintansa tapahtumassa.

Virtuaalitapahtuman tarkoitus

Keskustelin taannoin erään tuttavani kanssa, joka kertoi kokemuksestaan yrityksen virtuaalisista pikkujouluista. Nämä juhlat toteutettiin hybridinä, ja kaikille etänä osallistuville oli toimitettu ennakkoon tarjoiluakin. Osa väestä juhli fyysisesti samassa paikassa ja osa oli mukana pikkujouluissa linjojen päässä. Etäosallistujat pääsivät seuraamaan ”suoraa lähetystä” itsekseen ja chattiin kirjoittamalla, kun samassa paikassa olevilla alkoi olla ilo ylimmillään ja pientä ohjelmaa tarjolla. Voitte arvata, kuinka kauan etäosallistujat roikkuivat linjoilla mukana! Entäpä mikä mahtoi olla kokemus virtuaalisesta juhlasta? Kuinka haastavaa on näitä etäosallistujia houkutella toiste virtuaaliseen juhlaan?

Virtuaalitapahtumissa on aivan yhtä tärkeää pohtia tapahtuman tavoitteita ja syitä siihen miksi kokoonnutaan yhteen. Itse olen käytännössä kokenut yli 20 vuotisen tapahtumatuottajan työurani aikana, että parhaat palautteet saadaan osallistavista tapahtumista.

Virtuaalitapahtumat tarjoavat paljon mahdollisuuksia, joita livetapahtumissa ei ole mahdollista toteuttaa. Ne ovat tulleet jäädäkseen. Otetaan ne tosissaan ja järjestetään aidosti osallistujille innostava virtuaalitapahtuma, jossa viihtyy ja haluaa olla mukana loppuun saakka.

Katso tästä hyvän virtuaalitapahtuman muistilistamme.

Luova mestarimme Pirjo Kivistö kirjoitti oheisen artikkelin alunperin pyynnöstä Timantia Consultingin etajohtaminen.fi blogiin.