Tapahtumien takana – aamukahvihetket verkossa

Pandemian loppu häämöttää ja nyt on aika verestää tapahtumien suunnittelutaidot parhaaseen mahdolliseen iskuun. Tapahtumien tarjonnan oletetaan pian olevan todella suurta, kun patoutuneet kohtaamisen tarpeet purkautuvat. Kohta on kiire, kun kaikki tapahtuman ovat suunnittelupöydälläsi yhtä aikaa! Nyt sinulla on mahdollisuus ottaa suunnittelutaidot ja toteuttamistaidot takaisin haltuun ja sen voit tehdä sujuvasti tapahtuma-ammattilaisen kanssa. Uusi Tapahtumien takana – aamukahvihetket verkossa on juuri oikea tapahtuma sinulle, jonka työnkuva sisältää tapahtumien suunnittelua ja toteuttamista.

Nämä puolentunnin tehokkaat aamukahvihetket sisältävät aitoja keissejä, aitoa osaamista ja kokemusta – niiden kautta peilataan ja annetaan vinkkejä hyväksi havaituista keinoista onnistuneen tapahtuman toteuttamiseksi. Nämä keissit ovat tiiviitä alustuksia, jotka johdattavat aamukahvivieraat vilkkaaseen keskusteluun aiheen ympärille. Kysy tapahtuma-ammattilaiselta juuri ne sinua eniten pohdituttavat asiat. Halutessasi pääset myös vaihtamaan ajatuksia toisten osallistujien kanssa.

Kevään 2022 aamukahvit seuraavat torstai-aamut

Aamukahvihetket järjestetään klo 8.30 – 9.00.
Mikäli kalenterissasi on aikaa, voit jäädä aamukahvihetken jälkeen vielä hetkeksi keskustelemaan muiden kahvivieraiden kanssa.

17.2.2022 – Tapahtuman suunnittelun aloitus – miten taklata kiire monen yksityiskohdan viidakossa
– Ilmoittautuminen 7.-17.2.2022 klo 8.00 mennessä.

10.3.2022 – Tapahtuman houkuttelevuus – Asiakaskokemus, kohderyhmä ja sisältö, tarinoiden merkitys, kutsun merkitys tapahtuman markkinoinnissa
– Ilmoittautuminen 8.2-10.3.2022 klo 8.00 mennessä.

31.3.2022 – Luova prosessi tapahtuman suunnittelussa – Tarinoiden merkitys, sisällön sitoutuminen järjestäjään, tilavalinnat ja visuaalisuus
– Ilmoittautuminen 8.2-31.3.2022 klo 8.00 mennessä.

21.4.2022 – Aikataulut – tapahtumaprojektin hallinta ja tapahtumapäivän aikataulutus
– Ilmoittautuminen 8.2-21.4.2022 klo 8.00 mennessä.

12.5.2022 – Tehokas tuotanto – Budjetointi, oikeat alihankkijat, tiukkojen paikkojen ennakointi
– Ilmoittautuminen 8.2-12.5.2022 klo 8.00 mennessä.

Tapahtumien takana – aamukahvihetket verkossa -kokonaisuuteen ilmoittaudutaan omasta Lyyti-linkistä. Jokaiseen aamukahvihetkeen on oma linkkinsä. Ilmoittautumisen jälkeen saat osallistumisvahvistuksen sähköpostiisi. Voit siitä tarvittaessa muuttaa ilmoittautumistasi.

Aamukahveja johdattelevat Marco Groupin Minna ja Pirjo. joilla on yhteensä yli 30 vuoden kokemus erilaisten tapahtumien suunnittelusta ja toteuttamisesta. Voit vilkaista otteita toteuttamistamme tapahtumista täältä.

Innostuitko näistä kevään 2022 aamukahvihetkistämme? Olemme iloisia, mikäli jaat tietoa näistä eteenpäin tai kutsut kollegasi mukaan kertomalla hänelle tästä ja jakamalla ilmoittautumissivun osoitteen.

Artikkeli Tapahtumien takana – aamukahvihetket verkossa julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Osallistava virtuaalitapahtuma tarjoaa aidon vaikuttamispaikan

Virtuaalitapahtumat voivat osallistaa – vinkit tarjoamme sinulle tässä.

Virtuaalitapahtumat ovat monipuolisia – voit tarpeen mukaan rakentaa tapahtumasta pienen tai isomman yleisön kohtaamispaikan, keskittyä näyttävään studioratkaisuun ja stiimaukseen tai toteuttaa siitä vahvasti osallistumista ja verkostoitumista tukeva kokonaisuus.

Tässä videossa Marco Groupin Pirjo Kivistö tiivistää:

• Miten yhdistät kaikille yhteisiä virtuaalitiloja ja eri teemoihin nimettyjä osallistavia virtuaalitiloja.
• Muista ottaa mukaan kevennyksiäkin.
• Muista aikataulutuksen.

Näin saat tapahtuman isäntänä virtuaalitapahtumastasi täyden hyödyn. Hyödynnä nyt nämä virtuaalitapahtumat voivat osallistaa – vinkit.

Katso myös pidempi muistilistamme.

Jos upotettu video ei näy, voit katsoa sen myös tästä.

Artikkeli Virtuaalitapahtumat voivat osallistaa – vinkit julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

F2F- ja virtuaalitapahtuman kustannusrakenteet

Virtuaalitapahtuma vai F2F eli ihan livenä ja vaikuttaako siihen F2F- ja virtuaalitapahtuman kustannusrakenteet? Joskus kuulee pohdittavan, että virtuaalitapahtumat ovat niin paljon halvempia. Ei pidä muuten ihan paikkansa. Virtuaalitapahtuma voi olla jopa hintavampi kuin live. Tai toisinpäin. Kaikki riippuu valinnoista, tarpeista ja ratkaisuista. Ja ennen kaikkea resursseista.

Kun tapahtuman tai tilaisuuden suunnittelu alkaa, on yksi suuri resurssi vastassa ensimmäisenä. Kustannukset. Riippumatta siitä tekeekö organisaatio tapahtumansa itse vai ostaako se osan tai kaikki palvelut ulkopuolisilta, tulee kaikista töistä laskea kustannukset. Huomioitavaa on aina myös se, että organisaatiossa tapahtuman kustannuksiksi tulee laskea kaikki sen suunnitteluun ja toteutukseen kuluvat työtunnit. Ei ainoastaan ulkopuolelta ostetut palvelut. Lisäksi on hyvä huomioida mahdolliset kerrannaisvaikutukset, mikäli tapahtuman suunnittelee ja toteuttaa henkilö, jonka varsinaisiin työtehtäviin tämä ei kuulu. Silloin aika on todennäköisesti pois henkilön varsinaisesta työstä, joka jää joko tekemättä, tehdään ylitöinä tai sen tekee joku muu – tuoden lisäkustannuksia.

Tapahtuman monimuotoinen kustannusrakenne koostuu yleensä seuraavista osa-alueista:

Suunnittelu ja tuotanto

Viestinnällinen osuus: sisällön suunnittelu ja tuotanto:

• Perehtyminen aiheeseen ja valittuun teemaan
• Konseptin suunnittelu
• Sisällön käsikirjoitus ja linkittäminen konseptiin
• Puhujien (sisäiset ja ulkoiset) briefing ja sisältöteemojen sparraus (jotta puheet todella kohdistuvat päivän sisältöön)
• Yhteydet ja koordinointi (organisaation muihin projektin kannalta tarvittaviin henkilöihin sekä ulkopuolisiin henkilöihin)

Tapahtumatuotanto: operatiivinen suunnittelu ja tuotanto

• Projektin johto (sen henkilön tunnit, joka pitää langat käsissä kokonaisvaltaisesti)
• Tuotantokäsikirjoitus (pilkut! Mitä, missä, milloin ja kuka – pilkun tarkka tapahtuman läpimeno)
• Budjetointi ja resursointi (sen henkilön tunnit, joka laskee budjetit ja tarvittavat muut resurssit: esim. henkilöstö tarpeet tapahtuman eri osa-alueissa)
• On-site –tuotanto (sen henkilön tunnit, joka vastaa tapahtuman kulusta paikan päällä)
• On-site – ennakkotuotanto (ennen H-hetkeä on paljon tehtävää valmistella H-hetken onnistuminen: tähän ko. henkilön/henkilöiden tunnit)
• Jälkituotanto (tapahtuma ei pääty H-hetkeen: sen jälkeen tavaroiden järjestämistä, lähettämistä, löytötavaroiden selvittämistä, palautepalaveria yms.)
• Yhteydet: palaverit sisäiset ja ulkoiset (kaikki ne tunnit, jotka liittyvät itse tapahtumaprosessin järjestelyyn palavereissa organisaatiossa sisäisesti ja mm. palaverit alihankkijoiden kanssa)

Visuaalinen suunnittelu (perussuunnittelu, modifiointi)

AV-tekniikka ja tekninen toteutus (ääni, kuva, valot, tekniikka ja henkilöstö)

Somistus, kalustus ja lavastus

Painotuotteet (kutsut, jakotavara yms.) huomioiden onko kyseessä F2F vai virtuaalitapahtuma.

Henkilöstö: rakennus, purku, somistus, avustava henkilöstö (kuka tuo tavaraa ja laittaa paikoilleen ja pakkaa ja kuljettaa pois tapahtuman jälkeen ja kuka somistaa. F2F tapahtumassa lisäksi tarvitaanko opastajia tai ilmoittautumispisteeseen henkilöitä yms)

F2F-tapahtumassa: Turvallisuus, naulakkopalvelut (sopiiko tapahtumapaikan pelastussuunnitelma juuri tälle tapahtumalle vai pitääkö tehdä uusi suunnitelma, henkilöstö sekä turvallisuuspalveluihin että naulakkopalveluihin)

Ohjelma, esiintyjät

Catering (muista: tapahtumavieraat, siellä olevat esiintyjät ja tekninen sekä avustava henkilöstö): myös virtuaalitapahtumiin voidaan lähettää osallistujille ennakkoon tarjoilupaketti.

Tilat riippuen tapahtumatyypistä: F2F vai virtuaalinen, jossa joko kaikki webcamin kautta tai osa studiosta

Mahdolliset kuljetukset (sekä tapahtumavieraiden että tavaroiden)

Tilaisuuden tallentaminen (valokuvaus, video tms.) on tärkeää sekä F2F- että virtuaalitapahtumassa

Kustannustehokkuus syntyy hyvistä ja oikeista valinnoista tapahtumaa suunniteltaessa. Aina suunnittelun alkaessa on ensimmäisenä määriteltävä budjettiraamit, koska käytettävissä oleva raha määrittelee suunnittelun suunnan ja säästää heti oikein kohdistuvassa suunnittelutyössä.

Toivottavasti tästä F2F- ja virtuaalitapahtuman kustannusrakenteet avauksestamme on sinulle hyötyä.

Autamme mielellämme sinua ja organisaatiotasi virtuaali- ja hybriditapahtumien suunnittelussa ja toteuttamisessa.

Artikkeli F2F- ja virtuaalitapahtuman kustannusrakenteet julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Tuntuuko, että virtuaalitapahtumat ovat yhtä puuroa ja tarvitset selkeyttä virtuaalitapahtumiin?

Monet erilaiset alustat, toiminnot ja tarpeet ovat keskiössä, kun aloitetaan miettimään mikä on oikea toimivin ratkaisu ja haetaan selkeyttä virtuaalitapahtumiin.

Otetaan 30 minuutin innovointipuhelu ja keskustellaan mitä mahdollisuuksia innostavat virtuaalitapahtumat antavat sinulle.

Aiheena voi olla esimerkiksi henkilöstön tyhy-hetki, asiakastilaisuus, kick off, hankealustus, markkinaselvitys, tuotelanseeraus eli mikä vaan, jossa on tarve ihmisten kohtaamiselle.

Minna ja Pirjo auttavat mielellään sinua. Meille on useita kanavia, joiden kautta voit ottaa yhteyttä.

Artikkeli Selkeyttä virtuaalitapahtumiin julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Virtuaalitapahtuman muistilista on varmasti hyvä apu uuden ajan myötä.

Me pidämme virtuaalitapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa tärkeimpinä seuraavia asioita

• Aikataulutus: virtuaalitapahtumat ovat rytmiltään tiiviimpiä kuin livetapahtumat ja niiden aikataulutus tulee suunnitella hyvin tarkkaan. Minitaukoja tulee pitää useammin.
• Tapahtuman ohjaaminen: tapahtuma ei kulje itsestään, vaan sillä tulee olla ohjaaja. Hän huolehtii kaikkien puhujien ja esiintyjien olevan juuri oikeaan aikaan oikeassa paikassa oikean asian kanssa.
• Puhujien koulutus siihen miten etätapahtumassa esiinnytään ja aktivoidaan yleisöä. ”Puhuva pää” on kauhistus livetapahtumassa, mutta virtuaalitapahtumassa se on tuhoisaa.
• Usean puhujan yhtäaikainen esiintyminen eri lokaatioista, joka mukailee perinteistä paneelia yhdistäen vuorovaikutustoimet yleisön kanssa.
• Teknisen alustan valitseminen, joka tarjoaa sellaisia toimintoja virtuaalitapahtumaan, joita oikeasti tarvitaan. Esim. tarvitseeko vierailla olla mahdollisuus keskusteluun toistensa kanssa oman webcamin kautta joko ryhmissä tai kahden kesken. Onko tarvetta eri virtuaalitiloille, jossa vieraat siirtyvät eri aiheiden välillä? Miten se olisi sujuvaa ja mikä tekninen alusta sen mahdollistaisi?
• Oheismateriaalin jakaminen osallistujien kesken tapahtuman aikana. Plussaa, mikäli osallistujat pystyvät tuottamaan yhteistä aineistoa tapahtuma-alustan kautta.
• Ilo ja nauru: epidemian pitkittyessä monet kaipaavat iloa ja naurua, eikä sitä muutenkaan ole liikaan keskellä pimeintä vuodenaikaa. Kannattaa siis miettiä lyhyiden viihdeohjelmien sijoittamista eri vaiheisiin tapahtuman ohjelmaa.

jk: Ota tästä talteen itsellesi virtuaalitapahtuman muistilista ja pyydä apua tapahtuma-ammattilaiselta, sillä tänä päivänä erilaisia ratkaisuja on tarjolla todella paljon.

Listamme on julkistettu alunperin pyynnöstä Timantia Consultingin etajohtaminen.fi blogissa

Mestaritiimimme auttaa mielellään virtuaali- ja hybriditapahtumiin liittyvissä asioissa.

Artikkeli Virtuaalitapahtuman muistilista julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Virtuaalitapahtuma haastaa järjestäjät suunnittelemaan ja toteuttamaan tapahtumansa aivan uudesta näkökulmasta ja aivan uudella tavalla.

Virtuaalitapahtumien hyökkäys

Vuosi 2020 muistetaan varmasti monesta asiasta, mutta yhdestä ylitse muiden. Se oli se vuosi, kun viimeistään merkittävä osa työelämästä koki digiloikan. Etätyöskentelyn lisäksi virtuaalitapahtumat ovat tehneet tuloaan isommassakin mittakaavassa; nyt ei juhlita, kouluttauduta, lanseerata tai tavata ”livenä”, vaan kaikkea näitä tehdään verkossa.

Useamman kuukauden kestänyt etätyön tekeminen on tuonut virtuaalipalaverien ähkyn, ja samaan aikaan liikkeellä näyttäisi olevan virtuaalitapahtumien invaasio! Jollakulla saattaa mieleen hiipiä ajatus virtuaalitapahtuman väliinjättämisestä, kun ”ei vaan enää jaksa sitä linjoilla roikkumista”.

Tapahtumatuottajana haluan tässä kohtaa herättää ajatuksen, että jaksaisitko roikkua missään livetapahtumassakaan pelkästään sivustaseuraajana?  Ihan kuten livetapahtumissakin, virtuaalitapahtumissa on aivan yhtä tärkeää osallistujien vuorovaikutuksen mahdollistaminen. Ellei jopa tärkeämpääkin, sillä tapahtumatila tarjoaa rajallisemmat mahdollisuudet tapahtumavieraan valita itse liikkumisensa ja toimintansa tapahtumassa.

Virtuaalitapahtuman tarkoitus

Keskustelin taannoin erään tuttavani kanssa, joka kertoi kokemuksestaan yrityksen virtuaalisista pikkujouluista. Nämä juhlat toteutettiin hybridinä, ja kaikille etänä osallistuville oli toimitettu ennakkoon tarjoiluakin. Osa väestä juhli fyysisesti samassa paikassa ja osa oli mukana pikkujouluissa linjojen päässä. Etäosallistujat pääsivät seuraamaan ”suoraa lähetystä” itsekseen ja chattiin kirjoittamalla, kun samassa paikassa olevilla alkoi olla ilo ylimmillään ja pientä ohjelmaa tarjolla. Voitte arvata, kuinka kauan etäosallistujat roikkuivat linjoilla mukana! Entäpä mikä mahtoi olla kokemus virtuaalisesta juhlasta? Kuinka haastavaa on näitä etäosallistujia houkutella toiste virtuaaliseen juhlaan?

Virtuaalitapahtumissa on aivan yhtä tärkeää pohtia tapahtuman tavoitteita ja syitä siihen miksi kokoonnutaan yhteen. Itse olen käytännössä kokenut yli 20 vuotisen tapahtumatuottajan työurani aikana, että parhaat palautteet saadaan osallistavista tapahtumista.

Virtuaalitapahtumat tarjoavat paljon mahdollisuuksia, joita livetapahtumissa ei ole mahdollista toteuttaa. Ne ovat tulleet jäädäkseen. Otetaan ne tosissaan ja järjestetään aidosti osallistujille innostava virtuaalitapahtuma, jossa viihtyy ja haluaa olla mukana loppuun saakka. Otetaan uuden ommisen mahdollisuutena se, että virtuaalitapahtuma haastaa järjestäjät.

Katso tästä hyvän virtuaalitapahtuman muistilistamme.

Luova mestarimme Pirjo Kivistö kirjoitti oheisen artikkelin alunperin pyynnöstä Timantia Consultingin etajohtaminen.fi blogiin.

Artikkeli Virtuaalitapahtuma haastaa järjestäjät julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.