Tapahtumamentori ja yritysempatia

Tervetuloa tutustumaan Marco Groupin uusimpaan tarinaan, jossa tapahtumamentori ja yritysempatia ovat erottamaton paketti. Yli 35 vuoden vankka kokemuksemme tapahtumien suunnittelusta ja toteuttamisesta toimii nyt moottorina uudessa palvelussamme – mentoroinnissa.

Kokemus vuosikymmenien takaa: tapahtumamentorin kulmakivi

Kun Marketing & Communication Group Marco astuu tapahtumien mentorointiin, tuomme mukanamme vuosikymmenien syvän osaamisen. Tämä ei ole pelkkää tietoa tapahtumista vaan elävää kokemusta onnistumisista ja haasteista. Ymmärrämme, että jokainen tapahtuma on ainutlaatuinen, ja juuri tästä syystä haluamme jakaa kokemustamme.

Yritysempatian voima: Mentorointi henkilökohtaisena kumppanuutena

Tapahtumamentori ja yritysempatia on erottamaton paketti. Ymmärrämme, että jokainen yritys, joka haluaa kukoistaa tapahtumien maailmassa, tarvitsee yksilöllistä tukea. Marco Groupin mestarit, joilla on vahva tausta tapahtumien parissa, eivät ainoastaan jaa tietoa vaan myös asettuvat vahvasti asiakkaan asemaan. Tavoitteenamme on olla henkilökohtainen kumppani, joka ymmärtää asiakkaan tarpeet ja auttaa heitä loistamaan omassa tapahtumassaan.

Tapahtumamentori syventää yhteistyötä: tapahtumamestareiden panos

Marco Groupin mestarit eivät ole pelkkiä neuvonantajia, vaan olemme matkakumppaneitasi. Yhdessä kanssasi asetumme haasteiden eteen ja rakennamme ratkaisuja, jotka vievät tapahtuman uudelle tasolle. Kokemuksemme on nyt saatavilla mentoroivana voimana, joka auttaa sinuakin ja organisaatiotasi luomaan vaikuttavia ja unohtumattomia tapahtumia.

Yritysempatia liiketoiminnan kasvun moottorina

Tapahtumamentori ei ole vain osa liiketoimintaamme, vaan se on sitoutumista tulevaisuuden menestykseen. Olemme ylpeitä voidessamme jakaa osaamisemme ja auttaa muita luomaan tapahtumia, jotka heijastavat heidän ainutlaatuisuuttaan. Tapahtumamentori on tie, joka yhdistää menneisyyden kokemuksen ja tulevaisuuden mahdollisuudet.

Liity unohtumattomien hetkien rakentajien yhteisöön

Marco Groupin mestarit kutsuvat sinut mukaan unohtumattomien hetkien rakentajien yhteisöön. Tule mukaan oppimaan, jakamaan ja kasvamaan kanssamme. Tapahtumamentori on paitsi palvelu, myös intohimo, joka kumpuaa syvältä kokemuksestamme. Lupaamme olla rinnallasi jokaisessa vaiheessa ja auttaa sinua luomaan tapahtumia, jotka jäävät elämään.

Ole osa tarinaamme – yhdessä luomme tapahtumia, jotka kantavat vuosikymmenten viisautta ja tulevaisuuden mahdollisuuksia.

TAPAHTUMAMENTORI paketit

Tapahtumamentorista ja yritysempatiasta kirjoitti Marco Groupin Pirjo Kivistö

Pirjolla on kokemusta tapahtumien suunnittelusta, tuottamisesta, tarjouksen tekemisestä ja kustannuslaskennasta jo vuodesta 2000. Hän on myös valmistunut palvelumuotoilijaksi ja on suorittanut yritysjohtamisen erikoisammattitutkinnon.  Pirjo on myös valmistunut ammatilliseksi opettajaksi pääsuuntautumisena yrittäjyyden koulutus. Hänellä on myös takanaan vuoden kestänyt Grape Peoplen Tie fasilitaattoriksi valmennuskokonaisuus.

Artikkeli Tapahtumamentori ja yritysempatia julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Aito elämänmaku

Aito elämänmaku – mitä se on meillä Marco Groupilla ja ajankohtaiseen henkeen kysyimme myös tekoälyltä, miten se tämän sanaparin määrittelee. Aito elämänmaku on yksi arvoistamme, joka on helppo allekirjoittaa sekä toteuttaa jokaisessa projektissa ja asiakaskohtaamisessa.

Luonnollisuus on aitoa

Tekoälyn (Chat GPT) määrityksessä aito elämänmaku korostaa luonnollisen tai todellisen maun, tuoksun tai kokemuksen merkitystä. Arkisia hetkiä, jotka ovat todellisia. Ytimessä on aitous, luonnollisuus ja todellisuuden kokeminen. Helppoa ymmärtää, eikö vain?

Meillä Marco Groupissa ollaan ehdottomasti samoilla linjoilla tekoälyn kanssa. Kyllä se hyvin jo näköjään asioita tietää – lol! Siihen voisimme lisätä kohtaamisten aitouden. Me olemme juuri sellaisia, kuin ihan oikeastikin arjessamme olemme. Tätä samaa arvostamme suuresti myös asiakkaissamme. Kaikki ’päälleliimattu’ – sellainen joka ei oikeasti ole sitä ihmistä itseään – tuntuu hankalalta ja jopa joskus ikävältä. Ja sen kyllä aistii kohtaamistilanteessa melko nopeasti.

Aito elämänmaku näkyy tekemisessä

Projektimme ovat aitoa elämää, esityksiä toki, mutta ei sitä mitä esittämisellä negatiivisessa mielessä ajatellaan – sitä päälle liimattua. Miksi siis meidän tekijöiden pitäisi olla mitään muuta kuin mitä olemme? Parhaiten palvelemme sekä itse projektia että sen tiimissä olevia ihmisiä olemalla täydellisen aitoja ja antaen elämänmaun näkyä kaikessa tekemisessä. Todellisuudella on merkitystä, joten annetaan sen näkyä, tuntua ja välillä jopa maistua.

Aito elämänmaku näkyykin parhaiten jokaisessa kohtaamisessa aina myynnistä projektin loppupalaveriin saakka. Puhumattakaan itse tapahtumasta, jossa jälleen kohtaamme uusia ihmisiä, tapahtumavieraita. Aito elämänmaku saa ja tulee tuntua myös heissä. Näin saamme välitettyä yhdessä asiakkaamme kanssa heille aitoa välittämistä, luotua todellisuutta ja sen mukana luottamusta tapahtumaa sekä sen viestiä kohtaan. Ja onhan meillä kaikilla samalla mukavaa sekä rentoa pitää pyörät pyörimässä koko tapahtuman ajan.

Tämä ideologiamme näkyy meillä jo ensikohtaamisesta alkaen, ja siitä saammekin usein jopa kiitosta. Vaikka olemme myyjän asemassa, voimme olla aitoja, todellisia, luonnollisia ja läsnä. Paras lopputulos löydetään, kun löydämme ensin toisemme tällä elämänmakuisella matkalla. Joskus reitti on jonkun kanssa erilainen ja elämää on hyväksyä sekin ja jatkaa matkaa eri suuntiin. Olkaamme aitoja toisillemme ja vähän pidetään hauskaakin projektin teon lomassa. Elämäähän se vain on.

Aidosta elämänmausta kirjoitti Marco Groupin Minna Salin-Kivimäki

Minnalla on kokemusta tapahtumien suunnittelusta, tuottamisesta, tarjouksen tekemisestä ja kustannuslaskennasta jo vuodesta 2000.

Artikkeli Aito elämänmaku julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Miten saat yritystapahtumaasi selkeät tarjoukset

Tapahtumien tarjouspyynnöillä mahdollistat tai hankaloitat tarjouksien vertailtavuutta. Ja sitä kautta helpotat omaa työtäsi tai lisäät sitä merkittävästi. Tässä kirjoituksessa otamme kantaa, miten saat yritystapahtumaasi selkeät tarjoukset.

Tapahtuma-alan palveluntuottajien kilpailutus

Merkittävin ensimmäinen päätös itsellesi on se, että mitä osa-alueita tapahtumassa organisaatiosi toteuttaa itse. Voitte olla myös joissakin osa-alueissa mukana osan aikaa projektista. Merkittävimpiä tapahtumaprojektin kokonaisuuksia on tapahtuman suunnittelu, jossa on paljon lisäksi alaotsikoita. Kokonaisuudessa on kyse ensin konseptin suunnittelusta, sitten sisällöstä, visuaalisuudesta jne. ja lopulta tuotannon suunnittelusta. Lisäksi projektin johto, tuotannon johto, yhteydet puhujiin ja alihankkijoihin.. tapahtumaprojektissa on todella paljon erilaisia toimintoja itse työn näkökulmasta ja lisäksi tapahtuman fasiliteetit. Nämä kaikki vaikuttavat tapahtuman kustannusarvioon ja sitä kautta tapahtuma-alan palveluntuottajille toimitettavilla tarjouspyyntöillä olevaan sisältöön.

Mikäli päätät hankkia pääosin avaimet käteen -palvelua, ei sinun tarvitse lähettää erillisiä tarjouspyyntöjä vaikkapa somistuksesta, ohjelmasta, tapahtumatekniikasta, vaan lähetät koostetun tarjouspyynnön.

Usein yrityksien toimintaperiaatteisiin kuuluu tapahtumien kilpailuttaminen. Joskus niissä voi olla optiosopimuksia ja kaikkia ei tarvitse joka kerta kilpailuttaa, mutta tilanne voi olla toinenkin ja kilpailutuksia tulee useita vuoden aikana. Tapahtumien tarjouspyynnöt on aikaa vievä prosessi ja sitä helpottaa, jos saat yritystapahtumaasi selkeät tarjoukset. Selkeys helpottaa jo vaikka kilpailutuksia olisi yksikin vuodessa.

Tarjouspyynnön määrittely

Kuten edellä kirjoitimme ohjaa tarjouspyyntö saatavaa tarjousta ihan suoraan. Tarjouspyyntöön voi olla haastavaa määrittää selkeästi kaikki tapahtumaan tarvittavat osa-alueet. Tai jos osa-alueet ovat mukana, niin ovatko niiden sisällöt juuri sinun tapahtumasi mukaisia? Mikäli tarjouspyyntösi on hyvin lyhyt ja ilman yksityiskohtia, palveluntarjoajien tarjouksia voi olla haastavaa vertailla. Mitä suuremmasta tapahtumasta on kyse, kannattaa pohtia olisiko markkinavuoropuhelulle paikkansa ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä. On kaikkien etu, että organisaatioissa osataan määrittää oikein tarpeet yritystapahtumalle. Oikea-aikainen ja oikeamääräinen tarjous ja tilaus helpottaa sekä tilaajaa että toimittajaa itse tapahtumaprojektin aikana, kun takavasemmalta ei ilmaannu yllättäviä lisäkuluja tuovia tilanteita.

Ihanat luovat tarjoukset

Kilpailutilanteet ovat tapahtumatoimistoille arkipäivää. Jotenkin pitää erottautua muista tarjoajista ja erottuvuuden paikat ovat myös erilaisia eri projekteissa. Toiselle organisaatiolle on tärkeintä hinta, toiselle luovat ratkaisut ja kolmannelle joku muu. Palveluntarjoavat mielellään tekevät tarjouksista oman näköisiään ja niitä on haastava vertailla toisiinsa, jos tarjouspyynnössä on ollut liikaa tulkinnan mahdollisuuksia organisaation tarpeista.

Hyvällä tarjouspyynnöllä organisaatio ohjaa tulevia tarjouksia ja näin löytää hyvinkin erilaisista tarjouksista ainakin ne faktat, joita tarvitsee onnistuneen tapahtumansa toteuttamiseen. Ja silloin niitä on kustannusten näkökulmasta helppo vertailla. Itsestäsi on sitten kiinni, millainen kuorrutus tarjouksessa osuu muilta osin sinun sydämeesi.

Keskity siis tarjouspyyntösi koostamiseen huolella ja helpotat omaa työtäsi sekä tapahtumatoimiston valinnassa että itse tapahtumaprojektin edetessä.

Olemme laatineet oppaan tapahtumien tarjouspyyntöihin helpottamaan arkeasi. Saat sen ladattua kotisivujemme kautta.

Tarjouspyynnöistä kirjoitti Marco Groupin Pirjo Kivistö

Pirjolla on kokemusta tapahtumien suunnittelusta, tuottamisesta, tarjouksen tekemisestä ja kustannuslaskennasta jo vuodesta 2000.

Artikkeli Miten saat yritystapahtumaasi selkeät tarjoukset julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Tunneluovuus on Marco Groupin ydintä tapahtumien suunnittelussa.

Mitä tarkoittaa tunneluovuus on Marco Groupin ydintä tapahtumien suunnittelussa?

Aloitamme pienen juttusarjan, jossa kerromme meidän arvoistamme eli toiminamme ytimistä. Ensimmäisenä on vuorossa tunneluovuus.

Tunneluovuus on ihan oma sanamme, joka usein herättää pienen kummastuneen hymyn kuulijan kasvoille tästä ensimmäistä kertaa kertoessamme. Avaammme siis vähän mistä tässä on kyse.

Monelle yrityksen tapahtuman suunnittelusta vastaavalle on tuttua kuinka joskus takkuillaan sisältöjen kanssa. Pitäisi koko ajan tehdä ja tuottaa uutta, mutta mitä?
Monilla toimialoilla tarpeet viestiä ja niihin kohdistuvat sisällöt ovat niin moniulotteisia, että niissä saattaa kompuroida taitavampikin viestinnän ammattilainen. Sisältöjen hallinnasta on tullut todellinen haaste, joka arkipäivän turbulenssissa jää muiden asioiden jalkoihin.

Miksi se sitten jää helposti syrjään, kun priorisoidaan? Sisällöntuotannosta tulee helposti mieleen valtava määrä asioita, paljon faktaa ja yksityiskohtia. Kiireen keskellä se on helpompi heittää sivuun ja unohtaa.  Syykin on olemassa – sisällöntuotanto kun vaatii kunnollista paneutumista ja ajatusten lentoon saattamista, kohderyhmän tuntemista ja oman halutun viestin niihin yhdistämistä. Ja sen pitää myös koskettaa – antaa sen vastaanottajalle haluttu tunne.

Miten itse miellät sanan sisältö, kun ajatellaan tapahtumia – oli se sitten yritystapahtuma, henkilöstötapahtuma tai sidosryhmätapahtuma?
Yksinkertaisesti se on aina kiteytynyt ajatus. Kun tapahtumaan pohditaan sisältöä ja lähdetään tuottamaan sitä, tarvitaan ajattelua, ajatusten jalostamista ja niiden paikoittamista suhteessa toisiinsa. Kyse onkin siis tiivistämisestä, karsimisesta, suodattamisesta, valinnoista. Ja nämä aina ajatellen sitä kohderyhmää.

Kun aikaa käytetään, syntyy tästä prosessista kiteytynyt, ytimekäs ajatus ja ymmärrys – joka taipuu moneen. Meidän tapauksessamme koko tapahtuman kantavaksi voimaksi.

Oman juonteensa meillä tuokin tapahtumien ainutlaatuisuus, johon kohdistuu tapahtumavieraiden odotukset. Ne ovatkin aivan erilaiset kuin mitä kohderyhmä odottaa näkevänsä muiden viestien äärellä, kuten lehtiartikkelit, runot, kolumnit, laulut, uutiskirjeet. Jotta tapahtumasta voidaan sanoa sen olleen onnistunut, tarkastellaan myös osallistujien palautteita. Ne kohdistuvat myös muuhun kuin siihen sisältöön. Tässä kohtaa tarvitaan meidän eli tapahtuma-ammattilaisten luovuutta ja tietotaitoa miten sisältö istutetaan kokonaisuuteen ja saadaan kosketettua osallistujaa sopivalla tavalla. Sitä on tunneluovuus ja siksi se on meidän ydintä tapahtumien suunnittelussamme.

Mitä ajatuksia tämä herätti sinussa? Jutellaanko lisää miten Marco Groupin mestaritiimi voi olla apunasi organisaatiosi tapahtumien suunnittelussa ja tapahtumatuotannossa?

Yhteystietomme tästä.

Jäitkö pohtimaan millaisia tapahtumia olemme suunnitelleet ja toteuttaneet? Vilkaise toteutettuja tapahtumiamme tai laajempaa portfoliotamme.

Artikkeli Tunneluovuus on Marco Groupin ydintä tapahtumien suunnittelussa julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Marco Group on valittu Psykologiliiton kumppaniksi

Marco Group on valittu Psykologiliiton kumppaniksi toteuttamaan kokonaisvaltaisesti Psykologipäivät keväälle 2023.

Täysin uudistettu PSYKOLOGIPÄIVÄT on asiantuntijatapahtuma psykologeille ja muille mielenterveyden ammattilaisille.
Valtakunnallinen suurtapahtuma kokoaa yhteen suomalaiset työelämässä olevat psykologit, yrittäjät ja opiskelijat keskustelemaan psykologityön nykytilasta ja tulevaisuudesta muuttuvassa yhteiskunnassa. Vierailevina luennoitsijoina on alansa kotimaisia ja kansainvälisiä huippuja.

Kaksipäiväisessä ohjelmassa pureudutaan kolmeen pääteemaan:

• Mielenterveystyön tulevaisuus
• Työkaluja psykologi- ja psykoterapiatyöhön
• Psykologin työn edellytykset

Psykologipäivät järjestetään 21.-22.3.2023 Kulttuuritalolla Helsingissä.
Tapahtuman vastaava järjestäjä on Suomen Psykologiliitto.

Marco Group toteuttaa tapahtuman kokonaisvaltaisesti. Suunnittelun alkuun järjestimme yhteistyössä Psykologiliiton henkilöstön kanssa työpajan, jossa määriteltiin tarkemmin mm. Psykologipäivät -tapahtuman kohderyhmät, tavoitteet sekä sisällön näkökulmat. Syyskuussa 2022 avattiin tapahtumalle omat tapahtumasivut, jonka ilmeestä ja tuotannosta Marco Group vastaa. Tapahtumasivujen kautta on nähtävissä ohjelma ja puhujaesittelyt sekä sen kautta hoituu tapahtumalippujen ostaminen.
Projektin edetessä tapaamme säännöllisesti Psykologiliiton edustajia ja varmistamme kaikkien osapuolien ajan tasalla pysymisen.

Psykologipäivät sisältää myös rekrytorin ja alan toimijoiden messut. Marco Group vastaa myös näytteilleasettajaosastojen myynnistä ja käytännön järjestelyistä. Lisätietoja osastojen koosta ja palvelupaketeista boxi@marcogroup.fi

Tutustu Psykologipäivät -tapahtumaan.

Lisää esimerkkejä Marco Groupin toteutetuista tapahtumakokonaisuuksista.

Artikkeli Marco Group on valittu Psykologiliiton kumppaniksi julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Suomen Keskusvaraamo ja Marco Group vahvistamaan Kalajoen alueen tapahtumatoimintaa

Kaksi kokenutta alansa vahvaa osaajaa Suomen Keskusvaraamo ja Marketing & Communication Group Marco Oy aloittavat yhteistyön, jossa tavoitteena on luoda tapahtumavieraille ainutlaatuisia ja erinomaisesti järjestettyjä tapahtumakokonaisuuksia Kalajoen alueelle.

Tapahtumien toteuttaminen on monitasoista ja vaativaa toimintaa, jossa satojen yksityiskohtien on osuttava saumattomasti yhteen toistensa kanssa. Vain silloin syntyy tapahtumavieraan kokemukseen positiivinen tunne ja olo, että omaa aikaa kannatti käyttää juuri tähän tapahtumaan. Osansa tapahtumien suunnittelussa ja tuotannossa saavat niin tilat, ohjelma, tapahtumatekniikka, tarjoilut kuin majoitukset. Nämä kaikki osa-alueet ovat mukana nyt alkavan Suomen Keskusvaraamon ja Marco Groupin Kalajoen alueen tapahtumatuotannon yhteistyön kokonaisuudessa.

-Tällä kokonaisuudella voimme luottaa, että tapahtumavieraat saavat ehjän paketin suunnittelusta toteutukseen sisältäen myös majoitukset ja oheisohjelmat, toteaa Marco Groupin toimitusjohtaja Minna Salin-Kivimäki. Hänen mukaansa Keskusvaraamon pitkäjänteinen työ majoituspalveluissa ja laaja valikoima erilaisia majoitusvaihtoehtoja tarjoaa Kalajoella erinomaiset edellytykset pienistä jopa muutaman tuhannen tapahtumavieraan toteutuksiin.

Keskusvaraamon toimitusjohtaja Paula Palola on innoissaan uudesta yhteistyökumppanista. – Marco Groupin yrittäjien yhteensä yli 30 vuoden kokemus tapahtumien suunnittelusta ja erilaisista toteutuksissa tarjoaa mahdollisuuden toteuttaa Kalajoelle jotain aivan uutta. Kotimaan matkailun lisääntyminen sekä ympärivuotisuus antavat huikeat mahdollisuudet yhdessä alueen tapahtumien kehittämiseen, Palola jatkaa.

Suomen Keskusvaraamon ja Marco Groupin Kalajoen alueen tapahtumatuotannon kehittämisestä solmima sopimus pitää sisällään myös Iso-Syötteen ja siellä sijaitsevan LumiAreenan tapahtumatoiminnan kehittämisen.

Suomen Keskusvaraamo Oy toimii Kalajoella, Syöttellä, Rokualla ja SydänSuomessa välittäen keskitetysti majoitus-, ravintola- ja aktiviteettitarjontaa asiakkailleen tarjoten näin elämyksiä ja kokemuksia ympäri vuoden. Vuonna 2021 Keskusvaraamon kautta myytiin 18.400 majoitusyötä. Odotettavissa on, kun vakiintuneet ja myös uudet tapahtumat saavat pandemian jälkeen jälleen jalansijaa, tulee määrä olemaan lähitulevaisuudessa paljon enemmän.

Marketing & Communication Group Marco Oy on valtakunnallinen tapahtumamarkkinointiin erikoistunut toimija, jonka palvelut koostuvat sekä tapahtumien suunnittelupalvelusta että tapahtumatuotannoista. Marco Groupin kautta on toteutettu muutaman hengen ylemmän johdon neuvottelupäivistä tuhansien osallistujien henkilöstötapahtumiin ja seminaareihin.

Lisätietoja

Paula Palola, Suomen Keskusvaraamo Oy
044 9868 568, paula.palola@kalajokikeskusvaraamo.fi

Minna Salin-Kivimäki, Marketing & Communication Group Marco Oy
0400 755 287, minna.kivimaki@marcogroup.fi

Artikkeli Tiedote – Keskusvaraamo ja Marco Group vahvistamaan Kalajoen alueen tapahtumatoimintaa julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Tarjouspyyntö ohjaa tulevia tarjouksia

Tapahtuman suunnittelu alkaa usein pyytämällä tarjouksia erilaisilta tapahtumapalveluja tuottavilta organisaatioilta ja siinä tarjouspyyntö ohjaa tulevia tarjouksia. Joskus tarve on vain tilasta ja tarjoiluista, joskus omaa ohjelmaa täydentävästä kevennysohjelmasta, joskus koko paketista ja toisinaan jostain muusta.

Tarjouspyynnön suunnitteluun ja sisältöön kannattaa aidosti paneutua.

Palveluntarjoaja lukevat tarjouspyyntöjä hyvin tarkasti ja usein tarjoavat juuri sitä mitä on pyydetty. Joskus ehkä vähän enemmän, mutta koskaan tuskin vähempää kuin on pyydetty. Tai sitten ostaja ei ole osannut pyytää tarjousta ihan kaikesta mistä oikeasti tarvitsisi.

Mihin sitten kannattaa kiinnittää huomiota:

1. Aikataulut: kuinka paljon annat aikaa tehdä tarjouksen siitä, kun sitä pyydät. Jos lähetät tarjouspyynnön tänään ja haluat tarjoukset jo kolmen päivän päästä, voit tällä jo karsia osan hyvistä tarjouksista kokonaan pois. Haluat ehkä jotain erilaista ja hieman poikkeavaa, et sitä ”minkä kaikki ovat jo nähneet”. Lyhyellä aikajänteellä ei monikaan palveluntarjoaja ehdi pohtia sinulle uniikkia ratkaisua. Tai saada esiintyjiä kiinni ja varmistaa heidän aikataulujaan tai saada menuehdotuksia tarjoukseen tai.. Hyvä aika yksinkertaisissa tapahtumissa olisi n. 7-10 päivää tarjouksen jättämiseen tarjouspyynnöstä ja vaativiin tapahtumiin vähintään 14 päivää.
2. Anna aina budjetti, jotta palveluntarjoaja osaa arvioida tahtotilasi tilaisuuden luonteesta. Ole realisti budjetissasi: mitä oikeasti rahalla voi saada. Muistathan, että tarjous on tehty tarjouspyynnön mukaan, ja jos projekti muuttuu matkan varrella, ei alkuperäinen kustannusarvio enää välttämättä ole pätevä. Muista aina sopimusta tehdessäsi sopia palveluntarjoajan kanssa siitä, että mikäli kaupanteon hetkellä sovittu kustannusrakenne ei kestä matkan varrella tehtäviä valintoja, pyytää palveluntarjoaja sinulta aina vahvistuksen mahdollisille lisäkustannuksille. Kiire saattaa aiheuttaa sen, että muistissa ei enää pysy se mistä suunnitelmassa alun perin lähdettiin liikkeelle. Näin toimiessasi pysyt koko ajan kustannusarvion kanssa ajan tasalla ja pysyt päättämään onko mahdollinen suunnitelman muutos ja sen mahdollisesti aiheuttama lisäkustannus muutoksen tuoman hyödyn arvoinen.
3. Taustatiedot: mitä, kenelle, miksi, tilaisuuden tavoite/tarkoitus. Jos vastaava tilaisuus on järjestetty aiemminkin, olisi hyvä tehdä lyhyt kooste aiemmista tapahtumista. Näin palveluntarjoaja näkee tyylisi ja mitä on jo käytetty eikä tarjoa samantyylisiä ratkaisuja. Säästät omaa ja palveluntarjoajan aikaa.
4. Määrittele mitä ainakin tarvitset: mm. tarvittavasta tekniikasta vähintään alustavat tiedot. Huomaa, että joskus tekniikkatarpeet kasvavat ohjelman selkiytyessä ja esiintyjien varmistuessa. Tämä saattaa muuttaa tehtyä tarjousta hyvinkin paljon. Ammattilaiset kertovat kyllä mikäli muutokset vaikuttavat kustannuksiin ja antavat sinulle tarvittavat tiedot mahdollisen lisäbudjetin tarpeesta. Ja jos kustannus uhkaa karata käsistä, aina kannattaa keskustella tuottajan tai teknisen toimittajan kanssa siitä ”Plan B:stä”. Miten muuten asia voitaisiin ratkaista kuin sillä ensimmäisellä idealla?
5. Mikäli kyseessä on virtuaalinen tapahtuma mieti ennakkoon kuinka paljon haluat tapahtumavieraittesi pääsevän mukaan osallistumaan ohjelmaan. Riittääkö striimaus, jossa osallistujat voivat kommunikoida chattiin kirjoittamalla. Vai onko tarvetta osallistavammalle ratkaisulle?
6. Onko palveluntarjoajalla kaikki tarvitsemansa tieto tehdäkseen tarjouksen sinulle? Jos pyydät vaikka tarjousta esittelyvideosta ja haluat samalla jo tarjousvaiheessa eriteltävän käytettäviä kuvauspaikkoja ja musiikkia, kerrothan tarjouspyynnössä tarkasti mitä aihetta tullaan kuvaamaan, keitä haastatellaan ja mikä on videon kohderyhmä ja tarkoitus. Palvelun tarjoaja valitsee kuvauspaikat tukemaan videon koko tarkoitusta ja yleensä tämän tyyppiset yksityiskohdat määritellään vasta tarkemmassa suunnitteluvaiheessa. Kaikki yksityiskohdat siis mitä pyydät tarjouspyynnössäsi, tulisi selvitä joko tarjouspyynnössäsi tai anna aikaa tarkentaville kysymyksille.

Henkilökohtainen kontaktointi

1. Varaa aina aikaa kysymyksille. Jos palveluntarjoaja haluaa tarkentaa jotain sinulta, anna siihen mahdollisuus. Muistathan, että tarjouskilpailussa tämä on erittäin tärkeää ja kysytyt kysymykset sekä niihin antamasi vastaukset, tulee toimittaa kaikille tarjouskilpailussa mukana oleville palveluntarjoajille.
2. Olisiko hyvä ottaa tarjoukset vastaan henkilökohtaisesti? Näin pääset heti tarkentaviin kysymyksiin ja säästät kaikkien aikaa.

Tässä muutamia tärkeitä asioita otettavaksi huomioon tapahtuman tarjouspyynnön tekemiseen.
Paljon toki on muitakin, mutta monet asiat ovat ehkä itsestään selvempiä.
Halusin nostaa nämä esille, sillä palveluntarjoajana kohtaamme juuri eniten haasteita näiden kohtien kohdalla.

Julkiset hankinnat ovatkin sitten oma maailmansa. Niiden perusperiaatteet löytyvät mm. Kuntaliiton ylläpitämältä sivulta.

Keskustellaan lisää ja autamme sinua ja organisaatiotasi, jotta tarjouspyyntö ohjaa tulevia tarjouksia teille helpottamaan töitäsi!

Artikkeli Tarjouspyyntö ohjaa tulevia tarjouksia julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.