Miten saat yritystapahtumaasi selkeät tarjoukset

Tapahtumien tarjouspyynnöillä mahdollistat tai hankaloitat tarjouksien vertailtavuutta. Ja sitä kautta helpotat omaa työtäsi tai lisäät sitä merkittävästi. Tässä kirjoituksessa otamme kantaa, miten saat yritystapahtumaasi selkeät tarjoukset.

Tapahtuma-alan palveluntuottajien kilpailutus

Merkittävin ensimmäinen päätös itsellesi on se, että mitä osa-alueita tapahtumassa organisaatiosi toteuttaa itse. Voitte olla myös joissakin osa-alueissa mukana osan aikaa projektista. Merkittävimpiä tapahtumaprojektin kokonaisuuksia on tapahtuman suunnittelu, jossa on paljon lisäksi alaotsikoita. Kokonaisuudessa on kyse ensin konseptin suunnittelusta, sitten sisällöstä, visuaalisuudesta jne. ja lopulta tuotannon suunnittelusta. Lisäksi projektin johto, tuotannon johto, yhteydet puhujiin ja alihankkijoihin.. tapahtumaprojektissa on todella paljon erilaisia toimintoja itse työn näkökulmasta ja lisäksi tapahtuman fasiliteetit. Nämä kaikki vaikuttavat tapahtuman kustannusarvioon ja sitä kautta tapahtuma-alan palveluntuottajille toimitettavilla tarjouspyyntöillä olevaan sisältöön.

Mikäli päätät hankkia pääosin avaimet käteen -palvelua, ei sinun tarvitse lähettää erillisiä tarjouspyyntöjä vaikkapa somistuksesta, ohjelmasta, tapahtumatekniikasta, vaan lähetät koostetun tarjouspyynnön.

Usein yrityksien toimintaperiaatteisiin kuuluu tapahtumien kilpailuttaminen. Joskus niissä voi olla optiosopimuksia ja kaikkia ei tarvitse joka kerta kilpailuttaa, mutta tilanne voi olla toinenkin ja kilpailutuksia tulee useita vuoden aikana. Tapahtumien tarjouspyynnöt on aikaa vievä prosessi ja sitä helpottaa, jos saat yritystapahtumaasi selkeät tarjoukset. Selkeys helpottaa jo vaikka kilpailutuksia olisi yksikin vuodessa.

Tarjouspyynnön määrittely

Kuten edellä kirjoitimme ohjaa tarjouspyyntö saatavaa tarjousta ihan suoraan. Tarjouspyyntöön voi olla haastavaa määrittää selkeästi kaikki tapahtumaan tarvittavat osa-alueet. Tai jos osa-alueet ovat mukana, niin ovatko niiden sisällöt juuri sinun tapahtumasi mukaisia? Mikäli tarjouspyyntösi on hyvin lyhyt ja ilman yksityiskohtia, palveluntarjoajien tarjouksia voi olla haastavaa vertailla. Mitä suuremmasta tapahtumasta on kyse, kannattaa pohtia olisiko markkinavuoropuhelulle paikkansa ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä. On kaikkien etu, että organisaatioissa osataan määrittää oikein tarpeet yritystapahtumalle. Oikea-aikainen ja oikeamääräinen tarjous ja tilaus helpottaa sekä tilaajaa että toimittajaa itse tapahtumaprojektin aikana, kun takavasemmalta ei ilmaannu yllättäviä lisäkuluja tuovia tilanteita.

Ihanat luovat tarjoukset

Kilpailutilanteet ovat tapahtumatoimistoille arkipäivää. Jotenkin pitää erottautua muista tarjoajista ja erottuvuuden paikat ovat myös erilaisia eri projekteissa. Toiselle organisaatiolle on tärkeintä hinta, toiselle luovat ratkaisut ja kolmannelle joku muu. Palveluntarjoavat mielellään tekevät tarjouksista oman näköisiään ja niitä on haastava vertailla toisiinsa, jos tarjouspyynnössä on ollut liikaa tulkinnan mahdollisuuksia organisaation tarpeista.

Hyvällä tarjouspyynnöllä organisaatio ohjaa tulevia tarjouksia ja näin löytää hyvinkin erilaisista tarjouksista ainakin ne faktat, joita tarvitsee onnistuneen tapahtumansa toteuttamiseen. Ja silloin niitä on kustannusten näkökulmasta helppo vertailla. Itsestäsi on sitten kiinni, millainen kuorrutus tarjouksessa osuu muilta osin sinun sydämeesi.

Keskity siis tarjouspyyntösi koostamiseen huolella ja helpotat omaa työtäsi sekä tapahtumatoimiston valinnassa että itse tapahtumaprojektin edetessä.

Olemme laatineet oppaan tapahtumien tarjouspyyntöihin helpottamaan arkeasi. Saat sen ladattua kotisivujemme kautta.

Tarjouspyynnöistä kirjoitti Marco Groupin Pirjo Kivistö

Pirjolla on kokemusta tapahtumien suunnittelusta, tuottamisesta, tarjouksen tekemisestä ja kustannuslaskennasta jo vuodesta 2000.

Artikkeli Miten saat yritystapahtumaasi selkeät tarjoukset julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Tunneluovuus on Marco Groupin ydintä tapahtumien suunnittelussa.

Mitä tarkoittaa tunneluovuus on Marco Groupin ydintä tapahtumien suunnittelussa?

Aloitamme pienen juttusarjan, jossa kerromme meidän arvoistamme eli toiminamme ytimistä. Ensimmäisenä on vuorossa tunneluovuus.

Tunneluovuus on ihan oma sanamme, joka usein herättää pienen kummastuneen hymyn kuulijan kasvoille tästä ensimmäistä kertaa kertoessamme. Avaammme siis vähän mistä tässä on kyse.

Monelle yrityksen tapahtuman suunnittelusta vastaavalle on tuttua kuinka joskus takkuillaan sisältöjen kanssa. Pitäisi koko ajan tehdä ja tuottaa uutta, mutta mitä?
Monilla toimialoilla tarpeet viestiä ja niihin kohdistuvat sisällöt ovat niin moniulotteisia, että niissä saattaa kompuroida taitavampikin viestinnän ammattilainen. Sisältöjen hallinnasta on tullut todellinen haaste, joka arkipäivän turbulenssissa jää muiden asioiden jalkoihin.

Miksi se sitten jää helposti syrjään, kun priorisoidaan? Sisällöntuotannosta tulee helposti mieleen valtava määrä asioita, paljon faktaa ja yksityiskohtia. Kiireen keskellä se on helpompi heittää sivuun ja unohtaa.  Syykin on olemassa – sisällöntuotanto kun vaatii kunnollista paneutumista ja ajatusten lentoon saattamista, kohderyhmän tuntemista ja oman halutun viestin niihin yhdistämistä. Ja sen pitää myös koskettaa – antaa sen vastaanottajalle haluttu tunne.

Miten itse miellät sanan sisältö, kun ajatellaan tapahtumia – oli se sitten yritystapahtuma, henkilöstötapahtuma tai sidosryhmätapahtuma?
Yksinkertaisesti se on aina kiteytynyt ajatus. Kun tapahtumaan pohditaan sisältöä ja lähdetään tuottamaan sitä, tarvitaan ajattelua, ajatusten jalostamista ja niiden paikoittamista suhteessa toisiinsa. Kyse onkin siis tiivistämisestä, karsimisesta, suodattamisesta, valinnoista. Ja nämä aina ajatellen sitä kohderyhmää.

Kun aikaa käytetään, syntyy tästä prosessista kiteytynyt, ytimekäs ajatus ja ymmärrys – joka taipuu moneen. Meidän tapauksessamme koko tapahtuman kantavaksi voimaksi.

Oman juonteensa meillä tuokin tapahtumien ainutlaatuisuus, johon kohdistuu tapahtumavieraiden odotukset. Ne ovatkin aivan erilaiset kuin mitä kohderyhmä odottaa näkevänsä muiden viestien äärellä, kuten lehtiartikkelit, runot, kolumnit, laulut, uutiskirjeet. Jotta tapahtumasta voidaan sanoa sen olleen onnistunut, tarkastellaan myös osallistujien palautteita. Ne kohdistuvat myös muuhun kuin siihen sisältöön. Tässä kohtaa tarvitaan meidän eli tapahtuma-ammattilaisten luovuutta ja tietotaitoa miten sisältö istutetaan kokonaisuuteen ja saadaan kosketettua osallistujaa sopivalla tavalla. Sitä on tunneluovuus ja siksi se on meidän ydintä tapahtumien suunnittelussamme.

Mitä ajatuksia tämä herätti sinussa? Jutellaanko lisää miten Marco Groupin mestaritiimi voi olla apunasi organisaatiosi tapahtumien suunnittelussa ja tapahtumatuotannossa?

Yhteystietomme tästä.

Jäitkö pohtimaan millaisia tapahtumia olemme suunnitelleet ja toteuttaneet? Vilkaise toteutettuja tapahtumiamme tai laajempaa portfoliotamme.

Artikkeli Tunneluovuus on Marco Groupin ydintä tapahtumien suunnittelussa julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Tapahtumien takana – aamukahvihetket verkossa

Pandemian loppu häämöttää ja nyt on aika verestää tapahtumien suunnittelutaidot parhaaseen mahdolliseen iskuun. Tapahtumien tarjonnan oletetaan pian olevan todella suurta, kun patoutuneet kohtaamisen tarpeet purkautuvat. Kohta on kiire, kun kaikki tapahtuman ovat suunnittelupöydälläsi yhtä aikaa! Nyt sinulla on mahdollisuus ottaa suunnittelutaidot ja toteuttamistaidot takaisin haltuun ja sen voit tehdä sujuvasti tapahtuma-ammattilaisen kanssa. Uusi Tapahtumien takana – aamukahvihetket verkossa on juuri oikea tapahtuma sinulle, jonka työnkuva sisältää tapahtumien suunnittelua ja toteuttamista.

Nämä puolentunnin tehokkaat aamukahvihetket sisältävät aitoja keissejä, aitoa osaamista ja kokemusta – niiden kautta peilataan ja annetaan vinkkejä hyväksi havaituista keinoista onnistuneen tapahtuman toteuttamiseksi. Nämä keissit ovat tiiviitä alustuksia, jotka johdattavat aamukahvivieraat vilkkaaseen keskusteluun aiheen ympärille. Kysy tapahtuma-ammattilaiselta juuri ne sinua eniten pohdituttavat asiat. Halutessasi pääset myös vaihtamaan ajatuksia toisten osallistujien kanssa.

Kevään 2022 aamukahvit seuraavat torstai-aamut

Aamukahvihetket järjestetään klo 8.30 – 9.00.
Mikäli kalenterissasi on aikaa, voit jäädä aamukahvihetken jälkeen vielä hetkeksi keskustelemaan muiden kahvivieraiden kanssa.

17.2.2022 – Tapahtuman suunnittelun aloitus – miten taklata kiire monen yksityiskohdan viidakossa
– Ilmoittautuminen 7.-17.2.2022 klo 8.00 mennessä.

10.3.2022 – Tapahtuman houkuttelevuus – Asiakaskokemus, kohderyhmä ja sisältö, tarinoiden merkitys, kutsun merkitys tapahtuman markkinoinnissa
– Ilmoittautuminen 8.2-10.3.2022 klo 8.00 mennessä.

31.3.2022 – Luova prosessi tapahtuman suunnittelussa – Tarinoiden merkitys, sisällön sitoutuminen järjestäjään, tilavalinnat ja visuaalisuus
– Ilmoittautuminen 8.2-31.3.2022 klo 8.00 mennessä.

21.4.2022 – Aikataulut – tapahtumaprojektin hallinta ja tapahtumapäivän aikataulutus
– Ilmoittautuminen 8.2-21.4.2022 klo 8.00 mennessä.

12.5.2022 – Tehokas tuotanto – Budjetointi, oikeat alihankkijat, tiukkojen paikkojen ennakointi
– Ilmoittautuminen 8.2-12.5.2022 klo 8.00 mennessä.

Tapahtumien takana – aamukahvihetket verkossa -kokonaisuuteen ilmoittaudutaan omasta Lyyti-linkistä. Jokaiseen aamukahvihetkeen on oma linkkinsä. Ilmoittautumisen jälkeen saat osallistumisvahvistuksen sähköpostiisi. Voit siitä tarvittaessa muuttaa ilmoittautumistasi.

Aamukahveja johdattelevat Marco Groupin Minna ja Pirjo. joilla on yhteensä yli 30 vuoden kokemus erilaisten tapahtumien suunnittelusta ja toteuttamisesta. Voit vilkaista otteita toteuttamistamme tapahtumista täältä.

Innostuitko näistä kevään 2022 aamukahvihetkistämme? Olemme iloisia, mikäli jaat tietoa näistä eteenpäin tai kutsut kollegasi mukaan kertomalla hänelle tästä ja jakamalla ilmoittautumissivun osoitteen.

Artikkeli Tapahtumien takana – aamukahvihetket verkossa julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Lisätty todellisuus mahdollistaa brändiviestinnän monipuolisesti tapahtumassa

Virtuaalitapahtumat ja hybriditapahtumat ovat tulleet pandemian myötä arkeemme. Mutta jo ennen pandemia-aikaa hyödynnettiin erilaisia virtuaalisia elementtejä erilaisissa tapahtumissa hyvinkin monipuolisesti. Olet varmasti kohdannut ainakin joskus termit lisätty todellisuus (AR) ja virtuaalitodellisuus (VR). Mikäli termit kaipaavat kirkastusta, löytyy hyvä tiivistelmä VTT:n sivuilta. Lisätty todellisuus elävöittää tapahtumia. Ne mm. mahdollistavat brändiviestinnän monipuolisesti tapahtuman toiminnallisissa osioissa.

Toteutimme jo vuonna 2017 Suomen itsenäisyyden 100v-juhlavuonna asiakkaallemme henkilöstötapahtuman, jossa hyödynnettiin lisättyä todellisuutta juhlan alussa. Tavoitteena oli plaseerattujen pöytäkuntien jäsenten toisiinsa tutustuminen, tuoda esille yrityksen uusi innovaatio-osasto ja nostaa yli 100 vuotiaan yrityksen aikansa innovaatioita esiin.

Asiakasyrityksemme on ollut merkittävä tekijä suomalaisessa teollisuudessa ja sen innovaatiot ovat kansainvälisesti merkittäviä. Pitkä historia takaa sen, että lähtökohtaisesti samaan tarpeeseen on kehitetty aina uusia ja parempia innovaatioita alkaen 1800-luvun Suomen korven vesivoimaloista tämän päivän huipputeknisiin voimaloihin mm. Jordaniassa. Tapahtumassa tuotiin esille kehitystarinaa historiallisilla kuvilla, joihin lisätty todellisuus toi yrityksen tämän päivän huippusaavutukset. Tapahtumarakenteen elävöittämiseksi lisätyn todellisuuden ja historianäyttelyn kombinaatio oli toteutettu osallistumiseen innostavaksi seikkailuteemaksi: vieraat etsivät galleriamaisesti  somistetusta juhlatilasta ujoa juhlahenkeä, jotta juhla saatiin vauhtiin.

Wanhan Sataman juhlavat tilat olivat täydellinen paikka tälle historiaa ja tulevaisuutta yhdistäneelle juhlalle.

Haluatko sinä tietää miten lisätty todellisuus elävöittää tapahtumia myös sinulle? Autamme mielellämme!

Artikkeli Lisätty todellisuus elävöittää tapahtumia julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Virtuaalitapahtumien tyypit haltuun

Virtuaalitapahtumien erilaisissa tyypeissä on eroja. Pandemia-aika on tutustuttanut meidät hyvin erilaisiin virtuaalitapahtumiin ja toiselle se tarkoittaa eri asiaa kuin toiselle. Onko Teams-kokous, Zoom-tapaaminen, webinaari tai laajasti osallistavalla tapahtuma-alustalla sitten merkitystä ja mistä ne erottaa toisistaan?

Merkitystä on paljonkin ja tapahtuman järjestäjän tai sen järjestelyt tilaavan kannattaa olla hereillä pyytäessään tarjouksia omalle virtuaalitapahtumalleen. Ei ole yhdentekevää pääseekö tapahtumavieraat vain katsomaan lähetystä ja kommentoimaan chattiin vai jopa itse kasvoillaan ja äänellään mukaan ohjelmaan sekä tapaamaan kahden kesken muita tapahtumavieraita. Eikä tosiaan ole yhdentekevää millaisen tarjouksen pyytää ja millaisen saa toteutuksesta. Pelkästään erilaisten tarjousten vertailu on jo tärkeää ja ymmärtää niiden erot – muukin kuin se hintalappu.

Iso merkitys on luonnollisesti tapahtuman tarkoituksella ja tavoitteilla. Siitä lähtee liikkeelle se mikä virtuaalitapahtumien tyypeistä on juuri sinulle se oikea juuri tähän hetkeen. Toisella kertaa voi se toinen tekniikka olla tarkoituksen mukaisempi kuin toinen ja sitten toisinpäin. Tämä tietysti tarkoittaa sitä, että kannattaa tarkasti pohtia hankkiiko itselleen vakiolisenssiä johonkin alustaan vai käyttääkö apuna aiheen kunnolla tuntevaa tapahtumatoimistoa. Sellaista joka aidosti kuuntelee ja ymmärtää tarpeesi ja osaa ehdottaa juuri sinun tarpeeseesi oikean ratkaisun.

Nämä aiheet olivat myös mukana Tulevaisuuden tapahtumaviestintä -tapahtuman keskusteluissa. Julkaisemme nyt tapahtuman keskusteluista valittuja osia sopivasti aiheittain palasteltuina. Näin voit valita juuri itseäsi kiinnostavan osion ja keskittyä juuri sen aiheisiin. Ensimmäisessä jaksossa Jarno Wuorisalo (Unie) ja Marco Groupin Luova mestari Pirjo Kivistö puhuvat virtuaalitapahtumien tyypeistä ja liikkuvasta tuotannosta ja studiosta. Jatkossa tulossa mm. osallistaminen ja hybriditapahtumat.

Hyppää tästä mukaan Jarnon ja Pirjon keskusteluun:

Tämän artikkelin kuvituksena on Marco Groupin syyskuussa 2021 Työllisyysrahastolle toteuttaman virtuaalitapahtuman studio. Se toteutettiin liikkuvan studion ja tuotannon periaatteita noudattaen Helsinkiin kokous- ja kongressikeskus Paasitornin Siltasaarisaliin. Tila toimi erinomaisesti, puhujien oli helppo tulla sinne, nettiyhteydet ovat Paasitornissa erinomaiset, kuten palvelukin. Voimme lämpimästi suositella Paasitornin tiloja.

Virtuaalitapahtumien erilaisissa tyypeissä on eroja. Katso tästä Marco Groupin vakiotarjoomassa olevat virtuaalitapahtumien rakenteet ja niiden eri toiminnot.

Artikkeli Virtuaalitapahtumien erilaisissa tyypeissä on eroja julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Hybriditapahtuma on aivan uusi tapa tehdä tapahtuma

Hybriditapahtuma haastaa järjestäjät huomioimaan asiakastarpeet paremmin. Miten sinä huomioit tämän muutoksen?

Pandemia myllää edelleen ja joulun alla 2021 olemme tilanteessa, jossa kokoontumisia jälleen rajoitetaan. Koronapassi tuo vapautuksia rajoituksista varsinkin yleisötapahtumiin, mutta yritystapahtumissa sen merkitys on toistaiseksi mitätön. Varmasti monet odottavat mielenkiinnolla mihin valtakunnan päättäjät ja virkamiehet asetukset ja ohjeistukset lopulta asettavat. Tällä hetkellä työntekijöiltä ei voida kysyä koronapassia yrityksen sisäisissä tapahtumissa. Samoin on haastavaa yrityksen järjestää asiakkailleen tapahtumia ja erotella kuka saa tulla ja kuka ei – lähes helpompaa on järjestää kuitenkin edelleen tapahtumat virtuaalisesti. Vaikka monet ovat niihin päälakeaan myöten kyllästyneitä.

Paine henkilökohtaisiin kohtaamisiin on kova. Toisaalta merkittävä osa ihmisistä ei halua vielä liikkua isommissa tapahtumissa, vaikka olisi tuplarokotettukin.

Ratkaisuksi on vakiintumassa hybriditapahtumat

Osa vieraista voi saapua paikan päälle tapahtumapaikalle ja toiset voivat osallistua etänä. Hybridissä järjestäjällä on mahdollisuus saada tapahtumaansa entistä enemmän osallistujia, kun aiemmin ajallisesti tai matkallisesti haastava tilanne voidaan nyt ohittaa etäosallistumisella.

Hybriditapahtumassa on kuitenkin riskinsä: onko se yksi tapahtuma, johon on kaksi erilaista tapaa osallistua?
Vai onko se kaksi tapahtumaa erilaisella osallistumisella, mutta pääsisältö on sama?

Sinä päätät sen suunnitteluvaiheessa. Ratkaisusi on hyvin merkittävä sen puolesta viihtyvätkö vieraasi ja ovat tyytyväisiä käyttämäänsä aikaan. Hybriditapahtumassa sinun on otettava tasavertaisesti huomioon kaksi erilaista osallistujaryhmää. Enää ei riitä, että tapahtumaan laitetaan lavan reunaan kamera ja sen avulla striimataan esitykset digitaaliseen osallistumisalustaan. Se voi olla turmion tie kummallekin vierasjoukollesi. Hybriditapahtuma haastaa järjestäjät huomioimaan asiakastarpeet paremmin.

Peilaa tapahtumaasi virtuaalitapahtumien vinkkeihin ja yhdistä se livetapahtumasi tarpeeseen.

Autamme mielellämme suunnittelemaan ja toteuttamaan tapahtumasi, joka huomioi ja osallistaa vieraasi olivatpa nämä sitten paikan päällä tai linjojen kautta mukana tapahtumassasi.
Ollaan yhteydessä!

Artikkeli Hybriditapahtuma haastaa järjestäjät julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Tapahtumamarkkinointi sanana on otettava vakavasti, mutta ei ikävystyttävästi 

Miten sinä haluat, että vaikutat tapahtumalla? Tapahtumat ja tapahtumamarkkinointi ovat rakentuneet useassa yrityksessä osaksi tämän päivän normaalia yritystoimintaa ja niiden mahdollisuudet osataan nähdä eri asiakassuhteiden vaiheissa sekä henkilöstön sitouttamisessa. Enää ei välttämättä ajatella, että tapahtumamarkkinointi on ainoastaan kiitostapahtumia olemassa oleville asiakkaille ja henkilöstötapahtumat ovat ”vain tapahtumia”, jotka on pakko järjestää. Pohdimme myös, että onko sana tapahtumamarkkinointi hieman kohdannut katoamista ja lyhentynyt ja yleistynyt sanaksi tapahtuma. Ja sitä kautta vaarana on kadota ajatus tapahtumien vaikuttavuudesta.

Joidenkin mielestä tapahtumamarkkinointi tarkoittaa aina tapahtumien elämyksellisyyttä.

Voisiko oikein kohdistettu ja kohderyhmän tarpeet tavoittava sisältö olla elämys?

• Elämys siitä, että tähän tilaisuuteen todella kannatti tulla. Kaikki tämä sen lisäksi, että tapahtuma oli operatiivisesti hyvin suunniteltu. Oikea viesti ja oikea keino viestin perille viemiseksi on kuitenkin aina tärkeintä. Joskus se keino on pieni tai suurempi elämyksellisyys, jonka suunnittelussa otetaan huomioon lukuisa määrä eri tekijöitä.
• Elämys saattaa olla hyvä juontaja – ehkä kaikkien tuntema – ehkä tuntemattomampi, mutta ehdottomasti läsnäoleva ja kontekstin tunteva.
• Elämys saattaa olla organisaation johtaja puhujana, joka yllättää kaikki aidolla läsnäolollaan ja avoimella mielellä kuunnella läsnäolijoita.
• Elämys saattaa olla pienen pieni yksityiskohta, joka ei iske silmille, mutta hienovaraisella läsnäolollaan saa kaikki vieraat tuntemaan sen läheisyyden ja merkityksen.
• Elämys ei aina tarkoita ilmapalloja ja serpentiinä tai ”sirkushuveja”.

Tapahtumamarkkinointi on aina osa yrityksen kokonaisviestintää. Hyödynnä se ja vaikutat tapahtumalla voimakkaasti.

Niin sisäistä kuin ulkoistakin. Siitä ei välttämättä ole yksin muuttamaan asioita tavoitteiden mukaisiksi, mutta sen vaikutus voi olla tässä tehtävässä ratkaisevan merkittävä. Kokonaisuudesta muodostuva vaikutus ratkaisee.

Oletko suunnitellut huolella millä ostoportaalla oma asiakastapahtumasi oikeasti tulisi olla? Ja onko sille valitut ratkaisut tavoitetta tukevia?
Entä henkilöstötapahtumasi: miten viestisi näkyy sen kaikissa ratkaisuissa? Kun otat kaiken hyödyn irti suunnittelusta, vaikutat tapahtumalla voimakkaasti.

Voit vilkaista ajatuksiamme myös virtuaalitapahtumien innostavuudesta tai niiden nuokuttavuudesta.

Autamme mielellämme yli 30 vuoden kokemuksella sekä tapahtumasi suunnittelussa että sen toteuttamisessa.

Artikkeli Vaikutat tapahtumalla voimakkaasti julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Virtuaalitapahtuman muistilista on varmasti hyvä apu uuden ajan myötä.

Me pidämme virtuaalitapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa tärkeimpinä seuraavia asioita

• Aikataulutus: virtuaalitapahtumat ovat rytmiltään tiiviimpiä kuin livetapahtumat ja niiden aikataulutus tulee suunnitella hyvin tarkkaan. Minitaukoja tulee pitää useammin.
• Tapahtuman ohjaaminen: tapahtuma ei kulje itsestään, vaan sillä tulee olla ohjaaja. Hän huolehtii kaikkien puhujien ja esiintyjien olevan juuri oikeaan aikaan oikeassa paikassa oikean asian kanssa.
• Puhujien koulutus siihen miten etätapahtumassa esiinnytään ja aktivoidaan yleisöä. ”Puhuva pää” on kauhistus livetapahtumassa, mutta virtuaalitapahtumassa se on tuhoisaa.
• Usean puhujan yhtäaikainen esiintyminen eri lokaatioista, joka mukailee perinteistä paneelia yhdistäen vuorovaikutustoimet yleisön kanssa.
• Teknisen alustan valitseminen, joka tarjoaa sellaisia toimintoja virtuaalitapahtumaan, joita oikeasti tarvitaan. Esim. tarvitseeko vierailla olla mahdollisuus keskusteluun toistensa kanssa oman webcamin kautta joko ryhmissä tai kahden kesken. Onko tarvetta eri virtuaalitiloille, jossa vieraat siirtyvät eri aiheiden välillä? Miten se olisi sujuvaa ja mikä tekninen alusta sen mahdollistaisi?
• Oheismateriaalin jakaminen osallistujien kesken tapahtuman aikana. Plussaa, mikäli osallistujat pystyvät tuottamaan yhteistä aineistoa tapahtuma-alustan kautta.
• Ilo ja nauru: epidemian pitkittyessä monet kaipaavat iloa ja naurua, eikä sitä muutenkaan ole liikaan keskellä pimeintä vuodenaikaa. Kannattaa siis miettiä lyhyiden viihdeohjelmien sijoittamista eri vaiheisiin tapahtuman ohjelmaa.

jk: Ota tästä talteen itsellesi virtuaalitapahtuman muistilista ja pyydä apua tapahtuma-ammattilaiselta, sillä tänä päivänä erilaisia ratkaisuja on tarjolla todella paljon.

Listamme on julkistettu alunperin pyynnöstä Timantia Consultingin etajohtaminen.fi blogissa

Mestaritiimimme auttaa mielellään virtuaali- ja hybriditapahtumiin liittyvissä asioissa.

Artikkeli Virtuaalitapahtuman muistilista julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.