Aito elämänmaku

Aito elämänmaku – mitä se on meillä Marco Groupilla ja ajankohtaiseen henkeen kysyimme myös tekoälyltä, miten se tämän sanaparin määrittelee. Aito elämänmaku on yksi arvoistamme, joka on helppo allekirjoittaa sekä toteuttaa jokaisessa projektissa ja asiakaskohtaamisessa.

Luonnollisuus on aitoa

Tekoälyn (Chat GPT) määrityksessä aito elämänmaku korostaa luonnollisen tai todellisen maun, tuoksun tai kokemuksen merkitystä. Arkisia hetkiä, jotka ovat todellisia. Ytimessä on aitous, luonnollisuus ja todellisuuden kokeminen. Helppoa ymmärtää, eikö vain?

Meillä Marco Groupissa ollaan ehdottomasti samoilla linjoilla tekoälyn kanssa. Kyllä se hyvin jo näköjään asioita tietää – lol! Siihen voisimme lisätä kohtaamisten aitouden. Me olemme juuri sellaisia, kuin ihan oikeastikin arjessamme olemme. Tätä samaa arvostamme suuresti myös asiakkaissamme. Kaikki ’päälleliimattu’ – sellainen joka ei oikeasti ole sitä ihmistä itseään – tuntuu hankalalta ja jopa joskus ikävältä. Ja sen kyllä aistii kohtaamistilanteessa melko nopeasti.

Aito elämänmaku näkyy tekemisessä

Projektimme ovat aitoa elämää, esityksiä toki, mutta ei sitä mitä esittämisellä negatiivisessa mielessä ajatellaan – sitä päälle liimattua. Miksi siis meidän tekijöiden pitäisi olla mitään muuta kuin mitä olemme? Parhaiten palvelemme sekä itse projektia että sen tiimissä olevia ihmisiä olemalla täydellisen aitoja ja antaen elämänmaun näkyä kaikessa tekemisessä. Todellisuudella on merkitystä, joten annetaan sen näkyä, tuntua ja välillä jopa maistua.

Aito elämänmaku näkyykin parhaiten jokaisessa kohtaamisessa aina myynnistä projektin loppupalaveriin saakka. Puhumattakaan itse tapahtumasta, jossa jälleen kohtaamme uusia ihmisiä, tapahtumavieraita. Aito elämänmaku saa ja tulee tuntua myös heissä. Näin saamme välitettyä yhdessä asiakkaamme kanssa heille aitoa välittämistä, luotua todellisuutta ja sen mukana luottamusta tapahtumaa sekä sen viestiä kohtaan. Ja onhan meillä kaikilla samalla mukavaa sekä rentoa pitää pyörät pyörimässä koko tapahtuman ajan.

Tämä ideologiamme näkyy meillä jo ensikohtaamisesta alkaen, ja siitä saammekin usein jopa kiitosta. Vaikka olemme myyjän asemassa, voimme olla aitoja, todellisia, luonnollisia ja läsnä. Paras lopputulos löydetään, kun löydämme ensin toisemme tällä elämänmakuisella matkalla. Joskus reitti on jonkun kanssa erilainen ja elämää on hyväksyä sekin ja jatkaa matkaa eri suuntiin. Olkaamme aitoja toisillemme ja vähän pidetään hauskaakin projektin teon lomassa. Elämäähän se vain on.

Aidosta elämänmausta kirjoitti Marco Groupin Minna Salin-Kivimäki

Minnalla on kokemusta tapahtumien suunnittelusta, tuottamisesta, tarjouksen tekemisestä ja kustannuslaskennasta jo vuodesta 2000.

Artikkeli Aito elämänmaku julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Miten saat yritystapahtumaasi selkeät tarjoukset

Tapahtumien tarjouspyynnöillä mahdollistat tai hankaloitat tarjouksien vertailtavuutta. Ja sitä kautta helpotat omaa työtäsi tai lisäät sitä merkittävästi. Tässä kirjoituksessa otamme kantaa, miten saat yritystapahtumaasi selkeät tarjoukset.

Tapahtuma-alan palveluntuottajien kilpailutus

Merkittävin ensimmäinen päätös itsellesi on se, että mitä osa-alueita tapahtumassa organisaatiosi toteuttaa itse. Voitte olla myös joissakin osa-alueissa mukana osan aikaa projektista. Merkittävimpiä tapahtumaprojektin kokonaisuuksia on tapahtuman suunnittelu, jossa on paljon lisäksi alaotsikoita. Kokonaisuudessa on kyse ensin konseptin suunnittelusta, sitten sisällöstä, visuaalisuudesta jne. ja lopulta tuotannon suunnittelusta. Lisäksi projektin johto, tuotannon johto, yhteydet puhujiin ja alihankkijoihin.. tapahtumaprojektissa on todella paljon erilaisia toimintoja itse työn näkökulmasta ja lisäksi tapahtuman fasiliteetit. Nämä kaikki vaikuttavat tapahtuman kustannusarvioon ja sitä kautta tapahtuma-alan palveluntuottajille toimitettavilla tarjouspyyntöillä olevaan sisältöön.

Mikäli päätät hankkia pääosin avaimet käteen -palvelua, ei sinun tarvitse lähettää erillisiä tarjouspyyntöjä vaikkapa somistuksesta, ohjelmasta, tapahtumatekniikasta, vaan lähetät koostetun tarjouspyynnön.

Usein yrityksien toimintaperiaatteisiin kuuluu tapahtumien kilpailuttaminen. Joskus niissä voi olla optiosopimuksia ja kaikkia ei tarvitse joka kerta kilpailuttaa, mutta tilanne voi olla toinenkin ja kilpailutuksia tulee useita vuoden aikana. Tapahtumien tarjouspyynnöt on aikaa vievä prosessi ja sitä helpottaa, jos saat yritystapahtumaasi selkeät tarjoukset. Selkeys helpottaa jo vaikka kilpailutuksia olisi yksikin vuodessa.

Tarjouspyynnön määrittely

Kuten edellä kirjoitimme ohjaa tarjouspyyntö saatavaa tarjousta ihan suoraan. Tarjouspyyntöön voi olla haastavaa määrittää selkeästi kaikki tapahtumaan tarvittavat osa-alueet. Tai jos osa-alueet ovat mukana, niin ovatko niiden sisällöt juuri sinun tapahtumasi mukaisia? Mikäli tarjouspyyntösi on hyvin lyhyt ja ilman yksityiskohtia, palveluntarjoajien tarjouksia voi olla haastavaa vertailla. Mitä suuremmasta tapahtumasta on kyse, kannattaa pohtia olisiko markkinavuoropuhelulle paikkansa ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä. On kaikkien etu, että organisaatioissa osataan määrittää oikein tarpeet yritystapahtumalle. Oikea-aikainen ja oikeamääräinen tarjous ja tilaus helpottaa sekä tilaajaa että toimittajaa itse tapahtumaprojektin aikana, kun takavasemmalta ei ilmaannu yllättäviä lisäkuluja tuovia tilanteita.

Ihanat luovat tarjoukset

Kilpailutilanteet ovat tapahtumatoimistoille arkipäivää. Jotenkin pitää erottautua muista tarjoajista ja erottuvuuden paikat ovat myös erilaisia eri projekteissa. Toiselle organisaatiolle on tärkeintä hinta, toiselle luovat ratkaisut ja kolmannelle joku muu. Palveluntarjoavat mielellään tekevät tarjouksista oman näköisiään ja niitä on haastava vertailla toisiinsa, jos tarjouspyynnössä on ollut liikaa tulkinnan mahdollisuuksia organisaation tarpeista.

Hyvällä tarjouspyynnöllä organisaatio ohjaa tulevia tarjouksia ja näin löytää hyvinkin erilaisista tarjouksista ainakin ne faktat, joita tarvitsee onnistuneen tapahtumansa toteuttamiseen. Ja silloin niitä on kustannusten näkökulmasta helppo vertailla. Itsestäsi on sitten kiinni, millainen kuorrutus tarjouksessa osuu muilta osin sinun sydämeesi.

Keskity siis tarjouspyyntösi koostamiseen huolella ja helpotat omaa työtäsi sekä tapahtumatoimiston valinnassa että itse tapahtumaprojektin edetessä.

Olemme laatineet oppaan tapahtumien tarjouspyyntöihin helpottamaan arkeasi. Saat sen ladattua kotisivujemme kautta.

Tarjouspyynnöistä kirjoitti Marco Groupin Pirjo Kivistö

Pirjolla on kokemusta tapahtumien suunnittelusta, tuottamisesta, tarjouksen tekemisestä ja kustannuslaskennasta jo vuodesta 2000.

Artikkeli Miten saat yritystapahtumaasi selkeät tarjoukset julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Tunneluovuus on Marco Groupin ydintä tapahtumien suunnittelussa.

Mitä tarkoittaa tunneluovuus on Marco Groupin ydintä tapahtumien suunnittelussa?

Aloitamme pienen juttusarjan, jossa kerromme meidän arvoistamme eli toiminamme ytimistä. Ensimmäisenä on vuorossa tunneluovuus.

Tunneluovuus on ihan oma sanamme, joka usein herättää pienen kummastuneen hymyn kuulijan kasvoille tästä ensimmäistä kertaa kertoessamme. Avaammme siis vähän mistä tässä on kyse.

Monelle yrityksen tapahtuman suunnittelusta vastaavalle on tuttua kuinka joskus takkuillaan sisältöjen kanssa. Pitäisi koko ajan tehdä ja tuottaa uutta, mutta mitä?
Monilla toimialoilla tarpeet viestiä ja niihin kohdistuvat sisällöt ovat niin moniulotteisia, että niissä saattaa kompuroida taitavampikin viestinnän ammattilainen. Sisältöjen hallinnasta on tullut todellinen haaste, joka arkipäivän turbulenssissa jää muiden asioiden jalkoihin.

Miksi se sitten jää helposti syrjään, kun priorisoidaan? Sisällöntuotannosta tulee helposti mieleen valtava määrä asioita, paljon faktaa ja yksityiskohtia. Kiireen keskellä se on helpompi heittää sivuun ja unohtaa.  Syykin on olemassa – sisällöntuotanto kun vaatii kunnollista paneutumista ja ajatusten lentoon saattamista, kohderyhmän tuntemista ja oman halutun viestin niihin yhdistämistä. Ja sen pitää myös koskettaa – antaa sen vastaanottajalle haluttu tunne.

Miten itse miellät sanan sisältö, kun ajatellaan tapahtumia – oli se sitten yritystapahtuma, henkilöstötapahtuma tai sidosryhmätapahtuma?
Yksinkertaisesti se on aina kiteytynyt ajatus. Kun tapahtumaan pohditaan sisältöä ja lähdetään tuottamaan sitä, tarvitaan ajattelua, ajatusten jalostamista ja niiden paikoittamista suhteessa toisiinsa. Kyse onkin siis tiivistämisestä, karsimisesta, suodattamisesta, valinnoista. Ja nämä aina ajatellen sitä kohderyhmää.

Kun aikaa käytetään, syntyy tästä prosessista kiteytynyt, ytimekäs ajatus ja ymmärrys – joka taipuu moneen. Meidän tapauksessamme koko tapahtuman kantavaksi voimaksi.

Oman juonteensa meillä tuokin tapahtumien ainutlaatuisuus, johon kohdistuu tapahtumavieraiden odotukset. Ne ovatkin aivan erilaiset kuin mitä kohderyhmä odottaa näkevänsä muiden viestien äärellä, kuten lehtiartikkelit, runot, kolumnit, laulut, uutiskirjeet. Jotta tapahtumasta voidaan sanoa sen olleen onnistunut, tarkastellaan myös osallistujien palautteita. Ne kohdistuvat myös muuhun kuin siihen sisältöön. Tässä kohtaa tarvitaan meidän eli tapahtuma-ammattilaisten luovuutta ja tietotaitoa miten sisältö istutetaan kokonaisuuteen ja saadaan kosketettua osallistujaa sopivalla tavalla. Sitä on tunneluovuus ja siksi se on meidän ydintä tapahtumien suunnittelussamme.

Mitä ajatuksia tämä herätti sinussa? Jutellaanko lisää miten Marco Groupin mestaritiimi voi olla apunasi organisaatiosi tapahtumien suunnittelussa ja tapahtumatuotannossa?

Yhteystietomme tästä.

Jäitkö pohtimaan millaisia tapahtumia olemme suunnitelleet ja toteuttaneet? Vilkaise toteutettuja tapahtumiamme tai laajempaa portfoliotamme.

Artikkeli Tunneluovuus on Marco Groupin ydintä tapahtumien suunnittelussa julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Tapahtumien takana – aamukahvihetket verkossa

Pandemian loppu häämöttää ja nyt on aika verestää tapahtumien suunnittelutaidot parhaaseen mahdolliseen iskuun. Tapahtumien tarjonnan oletetaan pian olevan todella suurta, kun patoutuneet kohtaamisen tarpeet purkautuvat. Kohta on kiire, kun kaikki tapahtuman ovat suunnittelupöydälläsi yhtä aikaa! Nyt sinulla on mahdollisuus ottaa suunnittelutaidot ja toteuttamistaidot takaisin haltuun ja sen voit tehdä sujuvasti tapahtuma-ammattilaisen kanssa. Uusi Tapahtumien takana – aamukahvihetket verkossa on juuri oikea tapahtuma sinulle, jonka työnkuva sisältää tapahtumien suunnittelua ja toteuttamista.

Nämä puolentunnin tehokkaat aamukahvihetket sisältävät aitoja keissejä, aitoa osaamista ja kokemusta – niiden kautta peilataan ja annetaan vinkkejä hyväksi havaituista keinoista onnistuneen tapahtuman toteuttamiseksi. Nämä keissit ovat tiiviitä alustuksia, jotka johdattavat aamukahvivieraat vilkkaaseen keskusteluun aiheen ympärille. Kysy tapahtuma-ammattilaiselta juuri ne sinua eniten pohdituttavat asiat. Halutessasi pääset myös vaihtamaan ajatuksia toisten osallistujien kanssa.

Kevään 2022 aamukahvit seuraavat torstai-aamut

Aamukahvihetket järjestetään klo 8.30 – 9.00.
Mikäli kalenterissasi on aikaa, voit jäädä aamukahvihetken jälkeen vielä hetkeksi keskustelemaan muiden kahvivieraiden kanssa.

17.2.2022 – Tapahtuman suunnittelun aloitus – miten taklata kiire monen yksityiskohdan viidakossa
– Ilmoittautuminen 7.-17.2.2022 klo 8.00 mennessä.

10.3.2022 – Tapahtuman houkuttelevuus – Asiakaskokemus, kohderyhmä ja sisältö, tarinoiden merkitys, kutsun merkitys tapahtuman markkinoinnissa
– Ilmoittautuminen 8.2-10.3.2022 klo 8.00 mennessä.

31.3.2022 – Luova prosessi tapahtuman suunnittelussa – Tarinoiden merkitys, sisällön sitoutuminen järjestäjään, tilavalinnat ja visuaalisuus
– Ilmoittautuminen 8.2-31.3.2022 klo 8.00 mennessä.

21.4.2022 – Aikataulut – tapahtumaprojektin hallinta ja tapahtumapäivän aikataulutus
– Ilmoittautuminen 8.2-21.4.2022 klo 8.00 mennessä.

12.5.2022 – Tehokas tuotanto – Budjetointi, oikeat alihankkijat, tiukkojen paikkojen ennakointi
– Ilmoittautuminen 8.2-12.5.2022 klo 8.00 mennessä.

Tapahtumien takana – aamukahvihetket verkossa -kokonaisuuteen ilmoittaudutaan omasta Lyyti-linkistä. Jokaiseen aamukahvihetkeen on oma linkkinsä. Ilmoittautumisen jälkeen saat osallistumisvahvistuksen sähköpostiisi. Voit siitä tarvittaessa muuttaa ilmoittautumistasi.

Aamukahveja johdattelevat Marco Groupin Minna ja Pirjo. joilla on yhteensä yli 30 vuoden kokemus erilaisten tapahtumien suunnittelusta ja toteuttamisesta. Voit vilkaista otteita toteuttamistamme tapahtumista täältä.

Innostuitko näistä kevään 2022 aamukahvihetkistämme? Olemme iloisia, mikäli jaat tietoa näistä eteenpäin tai kutsut kollegasi mukaan kertomalla hänelle tästä ja jakamalla ilmoittautumissivun osoitteen.

Artikkeli Tapahtumien takana – aamukahvihetket verkossa julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Virtuaalitapahtumien tyypit haltuun

Virtuaalitapahtumien erilaisissa tyypeissä on eroja. Pandemia-aika on tutustuttanut meidät hyvin erilaisiin virtuaalitapahtumiin ja toiselle se tarkoittaa eri asiaa kuin toiselle. Onko Teams-kokous, Zoom-tapaaminen, webinaari tai laajasti osallistavalla tapahtuma-alustalla sitten merkitystä ja mistä ne erottaa toisistaan?

Merkitystä on paljonkin ja tapahtuman järjestäjän tai sen järjestelyt tilaavan kannattaa olla hereillä pyytäessään tarjouksia omalle virtuaalitapahtumalleen. Ei ole yhdentekevää pääseekö tapahtumavieraat vain katsomaan lähetystä ja kommentoimaan chattiin vai jopa itse kasvoillaan ja äänellään mukaan ohjelmaan sekä tapaamaan kahden kesken muita tapahtumavieraita. Eikä tosiaan ole yhdentekevää millaisen tarjouksen pyytää ja millaisen saa toteutuksesta. Pelkästään erilaisten tarjousten vertailu on jo tärkeää ja ymmärtää niiden erot – muukin kuin se hintalappu.

Iso merkitys on luonnollisesti tapahtuman tarkoituksella ja tavoitteilla. Siitä lähtee liikkeelle se mikä virtuaalitapahtumien tyypeistä on juuri sinulle se oikea juuri tähän hetkeen. Toisella kertaa voi se toinen tekniikka olla tarkoituksen mukaisempi kuin toinen ja sitten toisinpäin. Tämä tietysti tarkoittaa sitä, että kannattaa tarkasti pohtia hankkiiko itselleen vakiolisenssiä johonkin alustaan vai käyttääkö apuna aiheen kunnolla tuntevaa tapahtumatoimistoa. Sellaista joka aidosti kuuntelee ja ymmärtää tarpeesi ja osaa ehdottaa juuri sinun tarpeeseesi oikean ratkaisun.

Nämä aiheet olivat myös mukana Tulevaisuuden tapahtumaviestintä -tapahtuman keskusteluissa. Julkaisemme nyt tapahtuman keskusteluista valittuja osia sopivasti aiheittain palasteltuina. Näin voit valita juuri itseäsi kiinnostavan osion ja keskittyä juuri sen aiheisiin. Ensimmäisessä jaksossa Jarno Wuorisalo (Unie) ja Marco Groupin Luova mestari Pirjo Kivistö puhuvat virtuaalitapahtumien tyypeistä ja liikkuvasta tuotannosta ja studiosta. Jatkossa tulossa mm. osallistaminen ja hybriditapahtumat.

Hyppää tästä mukaan Jarnon ja Pirjon keskusteluun:

Tämän artikkelin kuvituksena on Marco Groupin syyskuussa 2021 Työllisyysrahastolle toteuttaman virtuaalitapahtuman studio. Se toteutettiin liikkuvan studion ja tuotannon periaatteita noudattaen Helsinkiin kokous- ja kongressikeskus Paasitornin Siltasaarisaliin. Tila toimi erinomaisesti, puhujien oli helppo tulla sinne, nettiyhteydet ovat Paasitornissa erinomaiset, kuten palvelukin. Voimme lämpimästi suositella Paasitornin tiloja.

Virtuaalitapahtumien erilaisissa tyypeissä on eroja. Katso tästä Marco Groupin vakiotarjoomassa olevat virtuaalitapahtumien rakenteet ja niiden eri toiminnot.

Artikkeli Virtuaalitapahtumien erilaisissa tyypeissä on eroja julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Hybriditapahtuma on aivan uusi tapa tehdä tapahtuma

Hybriditapahtuma haastaa järjestäjät huomioimaan asiakastarpeet paremmin. Miten sinä huomioit tämän muutoksen?

Pandemia myllää edelleen ja joulun alla 2021 olemme tilanteessa, jossa kokoontumisia jälleen rajoitetaan. Koronapassi tuo vapautuksia rajoituksista varsinkin yleisötapahtumiin, mutta yritystapahtumissa sen merkitys on toistaiseksi mitätön. Varmasti monet odottavat mielenkiinnolla mihin valtakunnan päättäjät ja virkamiehet asetukset ja ohjeistukset lopulta asettavat. Tällä hetkellä työntekijöiltä ei voida kysyä koronapassia yrityksen sisäisissä tapahtumissa. Samoin on haastavaa yrityksen järjestää asiakkailleen tapahtumia ja erotella kuka saa tulla ja kuka ei – lähes helpompaa on järjestää kuitenkin edelleen tapahtumat virtuaalisesti. Vaikka monet ovat niihin päälakeaan myöten kyllästyneitä.

Paine henkilökohtaisiin kohtaamisiin on kova. Toisaalta merkittävä osa ihmisistä ei halua vielä liikkua isommissa tapahtumissa, vaikka olisi tuplarokotettukin.

Ratkaisuksi on vakiintumassa hybriditapahtumat

Osa vieraista voi saapua paikan päälle tapahtumapaikalle ja toiset voivat osallistua etänä. Hybridissä järjestäjällä on mahdollisuus saada tapahtumaansa entistä enemmän osallistujia, kun aiemmin ajallisesti tai matkallisesti haastava tilanne voidaan nyt ohittaa etäosallistumisella.

Hybriditapahtumassa on kuitenkin riskinsä: onko se yksi tapahtuma, johon on kaksi erilaista tapaa osallistua?
Vai onko se kaksi tapahtumaa erilaisella osallistumisella, mutta pääsisältö on sama?

Sinä päätät sen suunnitteluvaiheessa. Ratkaisusi on hyvin merkittävä sen puolesta viihtyvätkö vieraasi ja ovat tyytyväisiä käyttämäänsä aikaan. Hybriditapahtumassa sinun on otettava tasavertaisesti huomioon kaksi erilaista osallistujaryhmää. Enää ei riitä, että tapahtumaan laitetaan lavan reunaan kamera ja sen avulla striimataan esitykset digitaaliseen osallistumisalustaan. Se voi olla turmion tie kummallekin vierasjoukollesi. Hybriditapahtuma haastaa järjestäjät huomioimaan asiakastarpeet paremmin.

Peilaa tapahtumaasi virtuaalitapahtumien vinkkeihin ja yhdistä se livetapahtumasi tarpeeseen.

Autamme mielellämme suunnittelemaan ja toteuttamaan tapahtumasi, joka huomioi ja osallistaa vieraasi olivatpa nämä sitten paikan päällä tai linjojen kautta mukana tapahtumassasi.
Ollaan yhteydessä!

Artikkeli Hybriditapahtuma haastaa järjestäjät julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Virtuaalitapahtuma – Tulevaisuuden tapahtumaviestintä

Tapahtumasta saat eväitä suunnitella, viestiä ja toteuttaa vaikuttava hybriditapahtuma tai virtuaalitapahtuma – Tulevaisuuden tapahtumaviestintä.
Oletko jo miettinyt mitä tapahtuu, kun maailma siirtyy pandemian jälkeen rajoitetuista kohtaamisista vapaampaan liikkumiseen?
Mitä se vaikuttaa sinun ja yrityksesi viestintään – nimenomaan tapahtumaviestintään?

Tule mukaan puhuttelevaan iltapäivään, josta saat eväitä suunnitella, viestiä ja toteuttaa vaikuttava hybriditapahtuma.

Ajankohta 16.6.2021 klo 15.00 – 16.30.

Mukana mm. Petri Matero (Materock Oy) ja Paula Erkkilä (Pohjanmaan kauppakamari)

Ilmoittaudu pian mukaan!

LUE LISÄÄ >>>

TAI SIIRRY SUORAAN ILMOITTAUTUMAAN >>>

Artikkeli Virtuaalitapahtuma – Tulevaisuuden tapahtumaviestintä julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Tapahtumamarkkinointi sanana on otettava vakavasti, mutta ei ikävystyttävästi 

Miten sinä haluat, että vaikutat tapahtumalla? Tapahtumat ja tapahtumamarkkinointi ovat rakentuneet useassa yrityksessä osaksi tämän päivän normaalia yritystoimintaa ja niiden mahdollisuudet osataan nähdä eri asiakassuhteiden vaiheissa sekä henkilöstön sitouttamisessa. Enää ei välttämättä ajatella, että tapahtumamarkkinointi on ainoastaan kiitostapahtumia olemassa oleville asiakkaille ja henkilöstötapahtumat ovat ”vain tapahtumia”, jotka on pakko järjestää. Pohdimme myös, että onko sana tapahtumamarkkinointi hieman kohdannut katoamista ja lyhentynyt ja yleistynyt sanaksi tapahtuma. Ja sitä kautta vaarana on kadota ajatus tapahtumien vaikuttavuudesta.

Joidenkin mielestä tapahtumamarkkinointi tarkoittaa aina tapahtumien elämyksellisyyttä.

Voisiko oikein kohdistettu ja kohderyhmän tarpeet tavoittava sisältö olla elämys?

• Elämys siitä, että tähän tilaisuuteen todella kannatti tulla. Kaikki tämä sen lisäksi, että tapahtuma oli operatiivisesti hyvin suunniteltu. Oikea viesti ja oikea keino viestin perille viemiseksi on kuitenkin aina tärkeintä. Joskus se keino on pieni tai suurempi elämyksellisyys, jonka suunnittelussa otetaan huomioon lukuisa määrä eri tekijöitä.
• Elämys saattaa olla hyvä juontaja – ehkä kaikkien tuntema – ehkä tuntemattomampi, mutta ehdottomasti läsnäoleva ja kontekstin tunteva.
• Elämys saattaa olla organisaation johtaja puhujana, joka yllättää kaikki aidolla läsnäolollaan ja avoimella mielellä kuunnella läsnäolijoita.
• Elämys saattaa olla pienen pieni yksityiskohta, joka ei iske silmille, mutta hienovaraisella läsnäolollaan saa kaikki vieraat tuntemaan sen läheisyyden ja merkityksen.
• Elämys ei aina tarkoita ilmapalloja ja serpentiinä tai ”sirkushuveja”.

Tapahtumamarkkinointi on aina osa yrityksen kokonaisviestintää. Hyödynnä se ja vaikutat tapahtumalla voimakkaasti.

Niin sisäistä kuin ulkoistakin. Siitä ei välttämättä ole yksin muuttamaan asioita tavoitteiden mukaisiksi, mutta sen vaikutus voi olla tässä tehtävässä ratkaisevan merkittävä. Kokonaisuudesta muodostuva vaikutus ratkaisee.

Oletko suunnitellut huolella millä ostoportaalla oma asiakastapahtumasi oikeasti tulisi olla? Ja onko sille valitut ratkaisut tavoitetta tukevia?
Entä henkilöstötapahtumasi: miten viestisi näkyy sen kaikissa ratkaisuissa? Kun otat kaiken hyödyn irti suunnittelusta, vaikutat tapahtumalla voimakkaasti.

Voit vilkaista ajatuksiamme myös virtuaalitapahtumien innostavuudesta tai niiden nuokuttavuudesta.

Autamme mielellämme yli 30 vuoden kokemuksella sekä tapahtumasi suunnittelussa että sen toteuttamisessa.

Artikkeli Vaikutat tapahtumalla voimakkaasti julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Osallistava virtuaalitapahtuma tarjoaa aidon vaikuttamispaikan

Virtuaalitapahtumat voivat osallistaa – vinkit tarjoamme sinulle tässä.

Virtuaalitapahtumat ovat monipuolisia – voit tarpeen mukaan rakentaa tapahtumasta pienen tai isomman yleisön kohtaamispaikan, keskittyä näyttävään studioratkaisuun ja stiimaukseen tai toteuttaa siitä vahvasti osallistumista ja verkostoitumista tukeva kokonaisuus.

Tässä videossa Marco Groupin Pirjo Kivistö tiivistää:

• Miten yhdistät kaikille yhteisiä virtuaalitiloja ja eri teemoihin nimettyjä osallistavia virtuaalitiloja.
• Muista ottaa mukaan kevennyksiäkin.
• Muista aikataulutuksen.

Näin saat tapahtuman isäntänä virtuaalitapahtumastasi täyden hyödyn. Hyödynnä nyt nämä virtuaalitapahtumat voivat osallistaa – vinkit.

Katso myös pidempi muistilistamme.

Jos upotettu video ei näy, voit katsoa sen myös tästä.

Artikkeli Virtuaalitapahtumat voivat osallistaa – vinkit julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.

Tarjouspyyntö ohjaa tulevia tarjouksia

Tapahtuman suunnittelu alkaa usein pyytämällä tarjouksia erilaisilta tapahtumapalveluja tuottavilta organisaatioilta ja siinä tarjouspyyntö ohjaa tulevia tarjouksia. Joskus tarve on vain tilasta ja tarjoiluista, joskus omaa ohjelmaa täydentävästä kevennysohjelmasta, joskus koko paketista ja toisinaan jostain muusta.

Tarjouspyynnön suunnitteluun ja sisältöön kannattaa aidosti paneutua.

Palveluntarjoaja lukevat tarjouspyyntöjä hyvin tarkasti ja usein tarjoavat juuri sitä mitä on pyydetty. Joskus ehkä vähän enemmän, mutta koskaan tuskin vähempää kuin on pyydetty. Tai sitten ostaja ei ole osannut pyytää tarjousta ihan kaikesta mistä oikeasti tarvitsisi.

Mihin sitten kannattaa kiinnittää huomiota:

1. Aikataulut: kuinka paljon annat aikaa tehdä tarjouksen siitä, kun sitä pyydät. Jos lähetät tarjouspyynnön tänään ja haluat tarjoukset jo kolmen päivän päästä, voit tällä jo karsia osan hyvistä tarjouksista kokonaan pois. Haluat ehkä jotain erilaista ja hieman poikkeavaa, et sitä ”minkä kaikki ovat jo nähneet”. Lyhyellä aikajänteellä ei monikaan palveluntarjoaja ehdi pohtia sinulle uniikkia ratkaisua. Tai saada esiintyjiä kiinni ja varmistaa heidän aikataulujaan tai saada menuehdotuksia tarjoukseen tai.. Hyvä aika yksinkertaisissa tapahtumissa olisi n. 7-10 päivää tarjouksen jättämiseen tarjouspyynnöstä ja vaativiin tapahtumiin vähintään 14 päivää.
2. Anna aina budjetti, jotta palveluntarjoaja osaa arvioida tahtotilasi tilaisuuden luonteesta. Ole realisti budjetissasi: mitä oikeasti rahalla voi saada. Muistathan, että tarjous on tehty tarjouspyynnön mukaan, ja jos projekti muuttuu matkan varrella, ei alkuperäinen kustannusarvio enää välttämättä ole pätevä. Muista aina sopimusta tehdessäsi sopia palveluntarjoajan kanssa siitä, että mikäli kaupanteon hetkellä sovittu kustannusrakenne ei kestä matkan varrella tehtäviä valintoja, pyytää palveluntarjoaja sinulta aina vahvistuksen mahdollisille lisäkustannuksille. Kiire saattaa aiheuttaa sen, että muistissa ei enää pysy se mistä suunnitelmassa alun perin lähdettiin liikkeelle. Näin toimiessasi pysyt koko ajan kustannusarvion kanssa ajan tasalla ja pysyt päättämään onko mahdollinen suunnitelman muutos ja sen mahdollisesti aiheuttama lisäkustannus muutoksen tuoman hyödyn arvoinen.
3. Taustatiedot: mitä, kenelle, miksi, tilaisuuden tavoite/tarkoitus. Jos vastaava tilaisuus on järjestetty aiemminkin, olisi hyvä tehdä lyhyt kooste aiemmista tapahtumista. Näin palveluntarjoaja näkee tyylisi ja mitä on jo käytetty eikä tarjoa samantyylisiä ratkaisuja. Säästät omaa ja palveluntarjoajan aikaa.
4. Määrittele mitä ainakin tarvitset: mm. tarvittavasta tekniikasta vähintään alustavat tiedot. Huomaa, että joskus tekniikkatarpeet kasvavat ohjelman selkiytyessä ja esiintyjien varmistuessa. Tämä saattaa muuttaa tehtyä tarjousta hyvinkin paljon. Ammattilaiset kertovat kyllä mikäli muutokset vaikuttavat kustannuksiin ja antavat sinulle tarvittavat tiedot mahdollisen lisäbudjetin tarpeesta. Ja jos kustannus uhkaa karata käsistä, aina kannattaa keskustella tuottajan tai teknisen toimittajan kanssa siitä ”Plan B:stä”. Miten muuten asia voitaisiin ratkaista kuin sillä ensimmäisellä idealla?
5. Mikäli kyseessä on virtuaalinen tapahtuma mieti ennakkoon kuinka paljon haluat tapahtumavieraittesi pääsevän mukaan osallistumaan ohjelmaan. Riittääkö striimaus, jossa osallistujat voivat kommunikoida chattiin kirjoittamalla. Vai onko tarvetta osallistavammalle ratkaisulle?
6. Onko palveluntarjoajalla kaikki tarvitsemansa tieto tehdäkseen tarjouksen sinulle? Jos pyydät vaikka tarjousta esittelyvideosta ja haluat samalla jo tarjousvaiheessa eriteltävän käytettäviä kuvauspaikkoja ja musiikkia, kerrothan tarjouspyynnössä tarkasti mitä aihetta tullaan kuvaamaan, keitä haastatellaan ja mikä on videon kohderyhmä ja tarkoitus. Palvelun tarjoaja valitsee kuvauspaikat tukemaan videon koko tarkoitusta ja yleensä tämän tyyppiset yksityiskohdat määritellään vasta tarkemmassa suunnitteluvaiheessa. Kaikki yksityiskohdat siis mitä pyydät tarjouspyynnössäsi, tulisi selvitä joko tarjouspyynnössäsi tai anna aikaa tarkentaville kysymyksille.

Henkilökohtainen kontaktointi

1. Varaa aina aikaa kysymyksille. Jos palveluntarjoaja haluaa tarkentaa jotain sinulta, anna siihen mahdollisuus. Muistathan, että tarjouskilpailussa tämä on erittäin tärkeää ja kysytyt kysymykset sekä niihin antamasi vastaukset, tulee toimittaa kaikille tarjouskilpailussa mukana oleville palveluntarjoajille.
2. Olisiko hyvä ottaa tarjoukset vastaan henkilökohtaisesti? Näin pääset heti tarkentaviin kysymyksiin ja säästät kaikkien aikaa.

Tässä muutamia tärkeitä asioita otettavaksi huomioon tapahtuman tarjouspyynnön tekemiseen.
Paljon toki on muitakin, mutta monet asiat ovat ehkä itsestään selvempiä.
Halusin nostaa nämä esille, sillä palveluntarjoajana kohtaamme juuri eniten haasteita näiden kohtien kohdalla.

Julkiset hankinnat ovatkin sitten oma maailmansa. Niiden perusperiaatteet löytyvät mm. Kuntaliiton ylläpitämältä sivulta.

Keskustellaan lisää ja autamme sinua ja organisaatiotasi, jotta tarjouspyyntö ohjaa tulevia tarjouksia teille helpottamaan töitäsi!

Artikkeli Tarjouspyyntö ohjaa tulevia tarjouksia julkaistiin ensimmäisen kerran Marco Group.